GLOBÁLNÍ ZÁSADY OCHRANY SOUKROMÍ ZAMĚSTNANCŮ SPOLEČNOSTI NIKE

Datum: Květen 2018

Společnost Nike shromažďuje a zpracovává osobníúdaje, které nám poskytnete v rámci nástupního procesu a adaptace zaměstnance. Rovněž o vás shromažďujeme a zpracováváme další typy osobních údajů v průběhu vašeho zaměstnání u společnosti Nike pro potřeby našeho programu lidských zdrojů a k tomu, abychom dodržovali pracovní smlouvy a platné právní předpisy v oblasti zaměstnání, sociálního zabezpečení, zdraví a bezpečnosti na pracovišti a řídili vaši účast na dobrovolných programech zaměstnanců.

Vaše osobní údaje mohou být uloženy v databázích společnosti Nike ve Spojených státech a mohou být zpracovávány třetími stranami-poskytovateli služeb, které jednají v zastoupení společnosti Nike. Pokud si přejete získat přístup ke svým osobním údajům, odstranit je nebo opravit nebo uplatnit jakákoliv jiná práva, která vám podle těchto Zásad náleží, kontaktujte prosím přímo svého místního manažera lidských zdrojů. Rovněž můžete kontaktovat Kancelář pro ochranu osobních údajů společnosti Nike nebo pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním e-mailu na privacy.office@nike.com.

Úvod a rozsah

Společnosti Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC a jejich pobočky včetně vašeho zaměstnavatele (společně „Nike“, „my“, „naše“ v příslušných tvarech) respektují vaše soukromí. Zavázali jsme se zpracovávat osobní údaje našich zaměstnanců v souladu s platnými právními předpisy a zásadami společnosti Nike. Pro účely těchto Zásad „osobní údaje“ znamenají veškeré údaje týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů zaměstnanců („Zásady“) popisují typy osobních údajů, které o našich zaměstnancích shromažďujeme a zpracováváme, jak osobní údaje využíváme, s kým je sdílíme, jak dlouho je uchováváme, a vaše práva ve vztahu k vašim osobním údajům. Tyto Zásady rovněž popisují opatření, která přijímáme k ochraně osobních údajů, a jakým způsobem nás v případě otázek mohou zaměstnanci kontaktovat ohledně našich postupů v oblasti ochrany osobních údajů. Subjektem odpovědným za shromažďování a zpracování vašich osobních údajů je váš zaměstnavatel. Úplné informace týkající se vašeho zaměstnavatele získáte nahlédnutím do pracovní smlouvy nebo tak, že se obrátíte na HRDirect.

Tyto Zásady platí pro stávající i bývalé zaměstnance a stážisty společnosti Nike (společně „zaměstnanci“). Pokud jste externí dočasný pracovník („ETW“) nebo nezávislý dodavatel poskytující služby společnosti Nike, obraťte se prosím na svého přímého zaměstnavatele ohledně jeho postupů v oblasti ochrany osobních údajů.

Společnost Nike může podle potřeby poskytovat zaměstnancům v určitém postavení další oznámení nebo zásady ochrany osobních údajů. Společnost Nike může rovněž poskytovat další zásady ochrany osobních údajů nebo ochrany údajů v jurisdikcích, kde je to nutné k dodržení místních předpisů.

Tyto Zásady doplňují všechny ostatní firemní zásady společnosti Nike, včetně Etického kodexu („Uvnitř linií“), Zásad elektronické komunikace, Zásad sociálních médií a Zásad ochrany osobních údajů pro žadatele, k dispozici na Zero.

Typy osobních údajů, které shromažďujeme, a jak je používáme

Shromažďujeme a zpracováváme osobní informace o vás, pokud je to nutné k tomu, abychom mohli spravovat podmínky vaší pracovní smlouvy a dodržovat zákonné povinnosti, které se na nás vztahují. V to spadá právní ochrana společnosti Nike a dodržování právních předpisů daňových, finančních, pracovněprávních a předpisů v oblasti sociálního zabezpečení nebo právních předpisů a příkazů, které vyžadují zpřístupnění údajů příslušným orgánům v souladu s příslušnými právními předpisy nebo soudním příkazem. Vaše osobní údaje rovněž zpracováváme za účelem prosazování oprávněných obchodních zájmů společnosti Nike. Při zpracování osobních údajů k prosazování našich oprávněných zájmů přijímáme příslušná opatření, abychom zajistili, že zájmy, které prosazujeme, jsou v rovnováze s vašimi zájmy, právy a svobodami, které vám na požádání rádi vysvětlíme. Pro zpracování osobních informací používáme manuální nebo automatizované metody.

Nástupní proces a adaptace – Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme v rámci nástupního procesu a adaptace, abychom mohli nastavit a spravovat váš pracovní poměr a dodržovat právní povinnosti, které se na nás vztahují. To zahrnuje:

• informace, které jste nám poskytli během náboru, včetně vašeho životopisu, přihlášky, pracovní minulosti, vzdělání, titulů, akademických záznamů, jazyků a kvalifikací, referencí a profesionálních licencí, členství nebo certifikací,
• vaše základní kontaktní údaje včetně vašeho jména, adresy, telefonních čísel (domů, mobil, práce), emailové adresy, státní příslušnosti/národnosti, data a místa narození, pohlaví a případně informace o pracovním povolení,
• identifikační prostředky vydané vaším státem v souladu s podmínkami platných právních předpisů, jako jsou údaje o vašem národním průkazu totožnosti, daňové identifikační číslo, číslo sociálního zabezpečení nebo číslo národního pojištění, číslo pasu, a pokud je to potřeba k výkonu vaší práce, číslo vašeho řidičského průkazu,
• vaše bankovní a finanční údaje pro mzdové účely, jako je váš plat, jiná odměna, vaše číslo IBAN nebo číslo bankovního účtu, název banky a další informace,
• údaje o vašem pracovním místě a pozici, včetně identifikačního čísla zaměstnance, čísla odznaku, názvu a popisu pracovní náplně, oddělení a vedoucího pracovníka, vztahů subordinace, pracoviště, nákladového střediska, obchodní jednotky nebo skupiny, pracovního postavení, jako je plný nebo částečný pracovní úvazek, pracovní doby, případně zkušební doby a podmínek pracovní smlouvy,
• údaje k použití podnikové sítě a zařízení, přichází-li to v úvahu, jako je uživatelské jméno, heslo, kontaktní údaje, pracovní telefonní číslo a údaje o zařízení (počítač, telefon, identifikační číslo tabletu), firemní fotografie, je-li k dispozici, a
• údaje o vašem osobním nebo rodinném životě, včetně rodinného stavu, vyživovaných osob, oprávněných osob a manžela(ky)/partnera(ky) a informace o kontaktech pro případ nouze.
• Smíme uchovávat údaje, které shromáždíme v průběhu ověřování vaší totožnosti, adresy nebo doporučení před nástupem do zaměstnání, a pokud je to v souladu s místními právními předpisy, při prověřování vaší spolehlivosti (včetně trestních nebo soudních údajů) v souladu se Zásadami prověřování spolehlivosti společnosti Nike.

Řízení lidských zdrojů – Dále shromažďujeme osobní údaje, které jsou vytvářeny v průběhu vašeho zaměstnání, protože je to nezbytné pro plnění vaší smlouvy a za účelem správy vašeho pracovního vztahu se společností Nike. To zahrnuje

• informace o vaší pracovní době a volnu, včetně docházky, dovolené, volna nebo nepřítomností, cest a mobility,
• ekonomické a finanční údaje o náhradách a benefitech, včetně vašich bankovních údajů a informací o vašem účtu pro odměny a náhrady, údaje o zvýšení platu a bonusech, balíček vašich benefitů a informace a údaje týkající se důchodů nebo programů pojištění, které mohou být ve vaší zemi nabízeny,
• údaje týkající se hodnocení vaší práce a výkonu, včetně pravidelných informací o hodnocení, přezkumu a zpětné vazbě, informace o plánech výkonnosti a údaje spojené s profesním rozvojem, jako jsou školení (interní i externí), kurzy, semináře a konference a údaje o plánech nástupnictví,
• údaje shromážděné za účelem cest a výdajů, například kreditní karta, informace o bankovním účtu (číslo účtu, IBAN atd.), informace o rezervaci a itineráři, údaje o cestovním pasu (číslo, konec platnosti, vydávající orgán atd.) a údaje o vízech a imigrační údaje a cestovní preference (výběr sedadla, dietní omezení, věrnostní programy a členské karty, pokud jsou k dispozici),
• údaje o mobilitě, přeložení a přemístění (buď při přijetí nebo v rámci přeložení nebo pracovního úkolu), včetně rodinných údajů, imigračního statusu a národnosti/státní příslušnosti, daňových a sociálních údajů atd. a
• údaje o vaší účasti a správě zaměstnaneckého plánu nákupu akcií společnosti Nike Inc. (ESPP - což je dobrovolný pobídkový program, viz také odstavec 2.6) a bonusové příspěvky včetně vašich kontaktních informací, vnitrostátních daňových informací (včetně národního identifikačního čísla), národnosti, názvu pracovního místa, akcií a pozice, informací o nákupech a nárocích na akcie, které byly získány, zrušeny, uplatněny, (ne)přiznány nebo dosud nesplaceny za účelem provádění, správy a řízení programu ESPP.

Bezpečnost a zabezpečení

• Naše zařízení využívají kamerové systémy za účelem bezpečnosti, zabezpečení a dalších oprávněných obchodních účelů (například předcházení ztrátám). Zařízení využívající kamerové systémy na tuto skutečnost upozorňují pomocí viditelného označení, a pokud to příslušné právní předpisy vyžadují, poskytujeme o těchto praktikách další informace. Vzhledem k tomu možná budeme muset použít kamerové záběry nebo záznamy v těchto zařízeních k ochraně oprávněných zájmů nebo k obraně zákonných práv společnosti Nike v souladu s příslušnými právními předpisy.
• Zpracováváme rovněž osobní údaje spojené s ochranou zdraví a bezpečnosti zaměstnanců na pracovišti, včetně kontaktních údajů a osobních údajů (například údajů o řidičských průkazech) a popisu nehody nebo úrazu a případných nápravných opatření.
• Dále zpracováváme informace o vašem používání zařízení, technologií a sítí společnosti Nike za účelem prosazování našeho oprávněného zájmu na zabezpečení našich informací a informačních systémů. Více informací o těchto postupech naleznete v Zásadách elektronické komunikace společnosti Nike.
• Ve výjimečných případech budeme muset zpracovávat vaše osobní údaje, pokud to bude nutné k ochraně vašich životně důležitých zájmů, například v případě, že dojde k nehodě v práci nebo během služební cesty.

Odchod – Osobní informace shromažďujeme a zpracováváme v průběhu odchodu ze zaměstnání, abychom uzavřeli pracovní poměr a dodrželi svoje zákonné povinnosti. To zahrnuje údaje spojené s odchodem do důchodu a ukončením pracovního poměru, například údaje o odchodu do důchodu, odstoupení, propouštění/reorganizaci, včetně výpovědní lhůty, data ukončení, důvodu odchodu a ukončení, odchodu do důchodu a opatření týkající se správy důchodů.

Dobrovolné programy- Příležitostně můžeme nabízet dobrovolné zaměstnanecké programy, které zpracovávají osobní informace, do nichž se můžete svobodně přihlásit.

Zpracování citlivých údajů – Během nástupu do zaměstnání a adaptace a v průběhu pracovního poměru můžeme shromažďovat citlivé osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy. Například možná budete muset poskytnout nám nebo našemu firemnímu lékaři zdravotní údaje, které nám umožní řešit problémy spojené s nemocí, neschopností nebo zdravotním postižením. V některých zemích nám můžete dobrovolně poskytnout informace o svojí rase, etnické příslušnosti, náboženství nebo sexuální orientaci za účelem podpory rozmanitosti a rovných příležitostí, pokud je to vyžadováno nebo povoleno právními předpisy. Rovněž můžeme být povinni shromažďovat citlivé osobní údaje, abychom splnili naše zákonné povinnosti v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení a právních předpisů v oblasti sociální ochrany (např. srážky ze mzdy z důvodu zástavního práva, daňové identifikační číslo nebo číslo sociálního zabezpečení).

Jiné oprávněné obchodní účely – Možná budeme muset použít vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, bude-li to potřeba k provedení šetření, ochraně právních zájmů společnosti Nike, uplatnění nároků nebo soudních sporů a dodržování soudních nebo regulačních příkazů. Můžeme rovněž potřebovat uchovávat disciplinární záznamy a záznamy o stížnostech (např. záznamy o obviněních, vyšetřováních nebo auditech), jak to povoluje nebo vyžaduje zákon. Osobní údaje zpracováváme podle potřeby k provozování linky výstrahy společnosti Nike v souladu s Etickým kodexem („Uvnitř linií“) společnosti Nike.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje se snažíme získávat přímo od vás, abychom je udržovali přesné, aktuální a relevantní. Ke shromažďování osobních údajů může dojít během procesu podání žádosti o zaměstnání, během nástupního procesu a adaptace zaměstnance nebo ad hoc v průběhu vašeho zaměstnání.

Osobní údaje o vás také získáváme od vašeho vedoucího oddělení (například výkonnostní nebo každoroční hodnocení) nebo od jiných kolegů (například v souvislosti s periodickými přezkumy, hodnoceními nebo při provádění disciplinárního vyšetřování). Příležitostně můžeme obdržet osobní údaje o vás od jiných třetích stran, například klientů, obchodních partnerů, veřejnosti nebo regulačních orgánů.

Zveřejnění osobních údajů

Vaše osobní údaje sdílíme s dalšími subjekty společnosti Nike k administrativním účelům, pokud je to zapotřebí k řízení globálních procesů, reportování v rámci celé skupiny nebo k rozhodnutím o najímání vedoucích pracovníků či povýšeních na základě našeho oprávněného zájmu spravovat naše lidské zdroje. Tyto záležitosti jsou zpravidla spravovány našimi středisky služeb HR Direct, která poskytují služby v Asii, Evropě a ve zbytku světa; tato centra jsou umístěna v Singapuru (Nike Trading Company B.V., pobočka v Singapuru), Nizozemí (Nike European Operations Netherlands B.V.) a USA (Nike, Inc.), v tomto pořadí.

Společnost Nike se jakožto globální společnost spoléhá na poskytovatele služeb a prodejce, kteří poskytují produkty a služby; vaše osobní údaje budou těmto třetím stranám zpřístupněny na základě našeho oprávněného zájmu zapojit třetí strany, pokud je to nezbytné pro dosažení výše uvedených cílů. Patří mezi ně účetní, advokátní kanceláře a poskytovatelé právnických služeb, daňoví nebo finanční odborníci, poskytovatelé mzdových služeb a benefitů, přemisťovací společnosti, penzijní a pojišťovací společnosti, specialisté na lidské zdroje, konzultanti, dodavatelé, poskytovatelé IT podpory a poskytovatelé úložišť. Mnoho z našich poskytovatelů globálních služeb v oblasti lidských zdrojů se nachází v USA a v jiných zemích než je země, kde jste zaměstnáni.

Třetí strany-poskytovatelé služeb mohou mít přístup k vašim osobním údajům, aby mohli vykonávat určité funkce, nebo mohou hostit vaše osobní údaje jako součást řešení založeného na „technologii cloudu“ využívané zaměstnanci společnosti Nike. Společnost Nike využívá jako poskytovatele služeb třetí strany, které poskytují dostatečné záruky ochrany vašich osobních údajů. Všichni prodejci se musí podrobit hodnocení rizika dodavatele společnosti Nike. Společnost Nike vyžaduje od třetích stran-poskytovatelů služeb, aby na základě smlouvy přijaly příslušné závazky týkající se zabezpečení údajů a mlčenlivosti v souladu s platnými právními předpisy.

Některé třetí strany, kterým můžeme zveřejnit osobní údaje, například poskytovatelé zdravotního pojištění a správci důchodových systémů, jsou samostatnými správci údajů a měli byste se seznámit s jejich zásadami ochrany osobních údajů ohledně toho, jak využívají vaše osobní údaje.

Můžeme být povinni zpřístupnit vaše osobní údaje třetím stranám v reakci na příkazy nebo žádosti soudů, regulačních orgánů, vládních úřadů, účastníků soudního řízení, nebo veřejných orgánů, nebo abychom splnili regulační požadavky.

Vaše osobní údaje mohou být rovněž zpřístupněny poradcům, potenciálním partnerům transakcí nebo zainteresovaným třetím stranám v souvislosti se zvažováním, vyjednáváním nebo dokončením podnikové transakce nebo restrukturalizací podniku nebo majetku kterékoli části společnosti Nike.

Přeshraniční předávání osobních údajů

Globální povaha našeho podnikání znamená, že vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny subjektům společnosti Nike nebo třetím stranám - poskytovatelům služeb nebo partnerům, kteří se nacházejí mimo zemi, kde pracujete. Pro účely interní správy budou vaše osobní údaje uloženy na serverech společnosti Nike ve Spojených státech nebo v jiných databázích používaných odděleními lidských zdrojů společnosti Nike na místní nebo regionální úrovni. Rovněž používáme zálohování k zachování integrity vašich osobních údajů a našich systémů v závislosti na tom, kde se nacházíte.

 Při zajišťování toho, že vaše osobní údaje požívají odpovídající úrovně ochrany v rámci všech subjektů společnosti Nike, se opíráme o Dohodu o předávání údajů v rámci skupiny. V souladu s platnými právními předpisy uzavíráme s našimi poskytovateli služeb smlouvy o předávání údajů nebo ověřujeme, že naši poskytovatelé služeb jsou certifikováni v souladu s příslušnými programy ochrany osobních údajů.

Zabezpečení osobních údajů

Společnost Nike provádí fyzická, technická a administrativní bezpečnostní opatření určená k ochraně vašich osobních údajů před ztrátou, zneužitím, pozměněním, zničením nebo poškozením. Více informací naleznete v Programu zabezpečení osobních údajů společnosti Nike („NISP“). Vyvíjíme přiměřené úsilí, abychom zajistili, že úroveň zabezpečení je přiměřená riziku spojenému se zpracováním osobních údajů.

Rovněž provádíme kontroly přístupu, abychom zajistili, že přístup k osobním údajům bude omezen na pracovníky společnosti Nike, kteří přístup potřebují k výkonu svých povinností.

Uchovávání osobních údajů

Uchováváme osobní údaje zaměstnance tak dlouho, jak je to nutné pro splnění účelu, pro který byly shromážděny. V některých případech vyžadují zákonné nebo regulační povinnosti uchovávání určitých záznamů po předepsanou dobu, a to i po ukončení vašeho zaměstnání. V jiných případech uchováváme záznamy k vyřešení dotazů nebo sporů, které mohou občas vyvstat, a pokud to dovolují platné právní předpisy. Více informací o postupech uchovávání osobních údajů společnosti Nike, včetně pokud jde o záznamy o zaměstnancích, naleznete v Zásadách uchovávání záznamů společnosti Nike.

Vaše práva

V závislosti na tom, kde ve světě se nacházíte a na platných právních předpisech, můžete mít určitá práva týkající se vašich osobních údajů. Můžete požádat o:

• přístup a získání kopie osobních údajů, které o vás uchováváme,
• opravu osobních údajů, které jsou nepřesné, neúplné nebo zastaralé,
• vymazání svých osobních údajů za určitých okolností stanovených zákonem, například v případech, kdy vaše osobní údaje již nejsou pro nás nezbytné,
• omezení používání vašich osobních údajů za určitých okolností stanovených zákonem, například když posuzujeme jinou vámi podanou žádost,
• exportování osobních údajů, které zpracováváme na základě vaší pracovní smlouvy, a jejich předání jiné společnosti, pokud je to technicky možné.

Rovněž můžete mít právo vznést námitky proti zpracování svých osobních údajů z důvodů souvisejících s vaší konkrétní situací, a pokud jste již dříve se zpracováním souhlasili, můžete svůj souhlas odvolat. Tato práva nejsou absolutní.

Vaší žádosti vyhovíme v rozsahu požadovaném platnými právními předpisy s ohledem na platné lhůty a výjimky.

Rovněž se můžete poradit nebo podat stížnost u dozorového úřadu ve svojí zemi.

Kontaktní informace

Máte-li dotazy týkající se těchto Zásad nebo přejete-li si uplatnit svoje práva, obraťte se prosím na svého místního manažera lidských zdrojů. Rovněž můžete kontaktovat Kancelář pro ochranu osobních údajů společnosti Nike nebo pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním e-mailu na privacy.office@nike.com.