POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDAD DE LOS EMPLEADOS DE NIKE

Fecha: mayo de 2018

Nike recoge y trata la Información personal que usted nos proporciona como parte del proceso de incorporación de empleados. También recogemos y tratamos otros tipos de Información personal sobre usted durante su relación laboral con Nike para administrar nuestro programa de recursos humanos, cumplir los contratos de empleo y la legislación aplicable en el ámbito de empleo, seguridad social, salud y seguridad en el lugar de trabajo, y para gestionar su participación en los programas voluntarios para empleados.

Su Información personal podría conservarse en bases de datos de Nike en los Estados Unidos y podría ser tratada por terceros proveedores de servicios que actúan en nombre de Nike. Si quiere acceder a su Información personal, eliminarla o corregirla, o si quiere ejercer cualquier otro derecho que tenga en virtud de esta Política, contacte directamente con su responsable local de RR. HH. También puede contactar con la Oficina de Privacidad o el delegado de protección de datos de Nike por correo electrónico en la dirección privacy.office@nike.com.

Introducción y alcance

Nike Inc., Converse Inc., sus filiales, incluido su empleador (conjuntamente, “Nike”, “nosotros”, “nuestro/a”) respetamos su privacidad. Nos comprometes a tratar la Información personal de nuestros empleados cumpliendo la ley aplicable y las políticas de Nike. A los efectos de esta Política, “Información personal” se refiere a cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable.

Esta Política de privacidad de los empleados (la “Política”) describe los tipos de Información personal que recogemos y tratamos sobre nuestros empleados, cómo usamos la Información personal, con quién la compartimos, durante cuánto tiempo la conservamos y cuáles son sus derechos en relación con su Información personal. Asimismo esta Política describe las medidas que tomamos para proteger la Información personal y cómo los empleados pueden contactar con nosotros en el caso de tener preguntas sobre nuestras prácticas de privacidad. La entidad responsable de la recogida y el tratamiento de su Información personal es su empleador oficial. Puede acceder a la información completa de su empleador consultando su contrato laboral o poniéndose en contacto con HRDirect.

Esta Política se aplica a los empleados y becarios de Nike (conjuntamente, los “empleados”). Si usted es un trabajador externo temporal (“TET”) o un contratista independiente que presta servicios a Nike, contacte con su empleador directo para preguntar por sus prácticas en materia de protección de datos.

Es posible que Nike tenga políticas y avisos adicionales en materia de protección de datos o privacidad para los empleados con funciones específicas, según corresponda. Asimismo Nike puede disponer de políticas de protección de datos o privacidad adicionales en jurisdicciones donde sea necesario para cumplir la legislación local.

Esta Política se aplica además de todas las demás políticas corporativas de Nike, entre ellas, el Código ético (“Inside the Lines”), la Política de comunicaciones electrónicas, la Política de redes sociales y la Política de privacidad de los candidatos de Nike, disponibles en Zero.

Tipos de Información personal que recogemos y cómo la usamos

Recogemos y tratamos Información personal sobre usted en la medida que sea necesario para gestionar los términos de su contrato laboral y cumplir las obligaciones legales a las que estamos sujetos. Esto incluye la defensa legal de Nike y su cumplimiento de la legislación fiscal, de finanzas, laboral y de seguridad social, y de leyes y órdenes que exijan la divulgación de datos a las autoridades competentes, de conformidad con la ley aplicable o una orden judicial. También tratamos su Información personal para perseguir los intereses comerciales legítimos de Nike. Al tratar Información personal con nuestros intereses legítimos, tomamos las medidas adecuadas para asegurarnos de que los intereses que perseguimos están equilibrados con sus intereses, derechos y libertades, que le explicaremos encantados si usted lo solicita. Usamos métodos manuales o automatizados para tratar su Información personal.

Incorporación: recogemos y tratamos su Información personal durante el proceso de incorporación para crear y gestionar su relación laboral y cumplir las obligaciones legales a las que estamos sujetos. Ello incluye:

• la información que nos proporcionó durante el proceso de contratación, incluido su currículo, formulario de presentación de la candidatura, historial laboral, educación, títulos, expedientes académicos, idiomas y cualificaciones, referencias y cualquier certificación, afiliación o licencia profesional;
• su información básica de contacto, como su nombre, dirección, números de teléfono (casa, móvil, trabajo), dirección electrónica, ciudadanía/nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, sexo e información del permiso de trabajo, si corresponde;
• sus identificadores emitidos por el gobierno con sujeción a las condiciones de la ley aplicable, como la información de su documento nacional de identidad, número de identificación fiscal, número de seguridad social o del seguro nacional, número de pasaporte y, si es necesario para su trabajo, el número del carnet de conducir;
• su información bancaria y financiera a los efectos del salario/nómina, como su salario, otra remuneración, su número de cuenta bancaria o IBAN, el nombre y la información del banco;
• información sobre su trabajo y cargo, como número de identificación de empleado, número de acreditación, cargo y descripción, departamento y responsable, líneas jerárquicas, lugar de trabajo, centro de coste, grupo o unidad empresarial, situación laboral, p. ej., jornada completa o parcial, horario de trabajo, periodo de prueba, si corresponde, y términos del contrato laboral;
• información para usar los dispositivos y la red de la empresa, si corresponde, como nombre de usuario, contraseña, información de contacto, número de teléfono del trabajo y datos de los dispositivos (número de identificación de la tableta, el ordenador, el teléfono), foto de la empresa, si se proporciona, e
• información sobre su vida personal o familiar, como estado civil, personas dependientes, beneficiarios y pareja/cónyuge, e información de contacto en caso de emergencia.
• Podemos conservar la información que recogemos cuando, antes de la relación laboral, realizamos comprobaciones de su identidad, la dirección o las referencias y, si lo permite la ley local, cuando verificamos sus antecedentes (incluida la información judicial o sobre hechos delictivos), conforme a la Política de comprobación de antecedentes de Nike.

Gestión de recursos humanos: asimismo, recogemos Información personal que se genera mientras ejerce su trabajo, ya que es necesario para la ejecución de su contrato y para facilitar la gestión de su relación laboral con Nike. Ello incluye:

• información sobre su horario laboral y permisos, incluida la asistencia, las vacaciones, las bajas o ausencias, los viajes y la movilidad;
• información económica y financiera para la compensación y las prestaciones, como la información de su banco y cuenta para la remuneración y la compensación, información sobre subidas y gratificaciones, su conjunto de prestaciones e información y detalles relacionados con las pensiones o los seguros que se puedan ofrecer en su país;
• información relativa a su rendimiento y evaluaciones en el trabajo, como la información, las críticas y los comentarios de la evaluación periódica, información sobre los planes de rendimiento e información relacionada con el desarrollo profesional, como formaciones (tanto internas como externas), cursos, seminarios y conferencias, e información sobre la planificación de las sucesiones;
• información recogida a efectos de gastos y desplazamientos, como tarjeta de crédito, información bancaria (número de cuenta, IBAN, etc.), información de reservas e itinerarios, información del pasaporte (número, caducidad, autoridad emisora, etc.) e información de visados e inmigración, y preferencias al viajar (asiento preferido, limitaciones dietéticas, afiliación corporativa y a programas de viajeros frecuentes, si se indica);
• información asociada a la movilidad, los traslados y la reubicación (ya sea tras la contratación o como parte de un traslado o un proyecto laboral), como información de la familia, situación migratoria y nacionalidad/ciudadanía, información fiscal y de seguridad social, etc., e
• información sobre su participación y la administración del Plan de compra de acciones para empleados (PCAE, que es un programa de incentivos voluntario; consulte también el párrafo 2.6) de Nike Inc. y las gratificaciones, como información de contacto, información fiscal nacional (incluido el identificador nacional), nacionalidad, cargo, participaciones y posición, información sobre compras y derechos sobre acciones concedidos, cancelados, ejercidos, acciones (no) asignadas o en circulación para la implementación, administración y gestión del ESPP.

Seguridad y protección

• Nuestras instalaciones usan sistemas de televigilancia para la seguridad y la protección de los empleados y otros fines empresariales legítimos (por ejemplo, prevención de daños). Las instalaciones que usan televigilancia muestran señales visibles y ofrecemos información adicional sobre estas prácticas si lo exige la ley aplicable. Por lo tanto, es posible que tengamos que usar las grabaciones o los vídeos de las cámaras de dichas instalaciones para proteger los intereses legítimos o para defender los derechos legales de Nike, según lo permita la ley aplicable.
• También tratamos Información personal en relación con la protección de la salud y seguridad de los empleados en el lugar de trabajo, incluida la información de contacto y la Información personal (como los detalles del carnet de conducir) y una descripción de accidentes o lesiones y cualquier compensación.
• Adicionalmente tratamos información sobre su uso de la red, la tecnología y los dispositivos de Nike para perseguir nuestros intereses legítimos de proteger nuestra información y sistemas de información. La Política sobre comunicaciones electrónicas de Nike ofrece más información sobre estas prácticas.
• En casos excepcionales, es posible que tengamos que tratar su Información personal si es necesario para proteger sus intereses vitales, como si sucede un accidente en el trabajo o durante un viaje de trabajo.

Finalización de la relación laboral: recogemos y tratamos Información personal durante el proceso de finalización de la relación laboral para poner fin a dicha relación y para cumplir nuestras obligaciones legales. Esto incluye información relacionada con la jubilación y la terminación, como detalles de la jubilación, renuncia, despidos/reestructuración, incluidos el periodo de notificación, la fecha de terminación, el motivo del cese y terminación, la jubilación y las disposiciones de administración de la pensión.

Programas voluntarios: cada cierto tiempo, podemos ofrecer programas voluntarios a los empleados que tratan Información personal y en los que puede decidir participar libremente.

Tratamiento de datos confidenciales: durante la incorporación y durante toda su relación laboral, podemos recoger Información personal con sujeción a las condiciones de la ley aplicable. Por ejemplo, quizás tenga que darnos o dar al médico de nuestra empresa información médica para que podamos gestionar cuestiones relativas a enfermedades, incapacidad o discapacidad. En algunos países nos puede comunicar voluntariamente su raza, origen étnico u orientación sexual con fines relacionados con la igualdad de oportunidades y la diversidad, y si lo exige o permite la ley. Es posible que también tengamos que recoger datos confidenciales para cumplir los requisitos legales en el ámbito de la ley en materia de empleo, seguridad social y protección social (p. ej., gravámenes por salarios, número fiscal o de seguridad social).

Otros fines empresariales legítimos: es posible que tengamos que usar su Información personal en función de nuestro interés legítimo según sea necesario para realizar investigaciones, defender los intereses legítimos de Nike, presentar reclamaciones o demandas y cumplir órdenes judiciales o de las autoridades reguladoras. También es posible que tengamos que conservar expedientes disciplinarios y de quejas (como registros de alegaciones, investigaciones o auditorías), según lo permita o exija la ley. Tratamos la Información personal según es necesario para el funcionamiento de Alertline de Nike, de conformidad con el Código ético de Nike (“Inside the Lines”).

Fuentes de Información personal

Nos esforzamos por conseguir la Información personal directamente de usted y por mantenerla de modo que sea precisa, pertinente y esté actualizada. La recogida de Información personal se puede hacer durante el proceso de solicitud de empleo, durante el proceso de incorporación del empleado o de modo ad hoc durante toda la relación laboral.

También recibimos Información personal sobre usted de su superior inmediato (por ejemplo, para las revisiones anuales o del rendimiento) o de otros compañeros (por ejemplo, en el contexto de las revisiones periódicas, las evaluaciones o si se hace una investigación disciplinaria). Es posible que cada cierto tiempo recibamos Información personal sobre usted de otros terceros, como clientes, socios de tiendas, miembros del público y los organismos reguladores.

Divulgación de Información personal

Compartimos su Información personal con otras entidades de Nike con fines administrativos cuando es necesario para llevar a cabo procesos globales, presentar informes de todo el grupo o tomar decisiones sobre promociones o contrataciones para puestos superiores en función de nuestro interés legítimo de administrar nuestras operaciones de RR. HH. Esto normalmente lo gestionan nuestros centros del servicio de recursos humanos HR Direct que trabajan para Asia, Europa y el resto del mundo; se encuentran en Singapur (Nike Trading Company B.V., Singapore Branch), los Países Bajos (Nike European Operations Netherlands B.V.) y Estados Unidos (Nike, Inc.), respectivamente.

Como empresa global, Nike trabaja con proveedores de servicios y distribuidores que ofrecen productos y servicios; su Información personal se divulgará a estos terceros en función de nuestro interés legítimo de contratar a terceros cuando sea necesario con el objetivo de conseguir los objetivos descritos anteriormente. Esto incluye a contables, bufetes de abogados y proveedores de servicios jurídicos, profesionales en el ámbito financiero o fiscal, proveedores de nóminas y prestaciones, empresas de reubicaciones, empresas de seguros y pensiones, especialistas en recursos humanos, consultores, contratistas, soporte informático y proveedores de almacenamiento. Muchos de nuestros proveedores de servicios de RR. HH. globales están en Estados Unidos y países distintos al de su lugar de trabajo.

Nuestros terceros proveedores de servicios podrían tener acceso a su Información personal para realizar determinadas funciones o podrían alojar su Información personal como parte de una solución “basada en la nube” usada por los empleados de Nike. Nike usa terceros proveedores de servicios para ofrecer las garantías suficientes para la protección de su Información personal. Todos los distribuidores deben someterse a la evaluación de riesgos del distribuidor de Nike. Nike exige a los terceros proveedores de servicios por contrato cumplir las obligaciones apropiadas de confidencialidad y seguridad de los datos, conforme a la ley aplicable.

Algunos terceros a quienes podríamos divulgar Información personal, por ejemplo, proveedores de seguros de salud y administradores de regímenes de pensiones, son responsables del tratamiento de los datos por sí mismos y debe consultar sus propias políticas de privacidad sobre cómo usan su Información personal.

Podríamos vernos obligados a divulgar Información personal a terceros en respuesta a órdenes o peticiones de los tribunales, organismos reguladores, agencias gubernamentales, partes de un procedimiento judicial o las autoridades públicas, o para cumplir los requisitos reglamentarios.

Su Información personal también se puede divulgar a asesores, posibles socios en transacciones o terceros interesados en relación con la consideración, la negociación o la realización de una transacción corporativa o la reestructuración de un negocio o de activos de cualquier parte de Nike.

Transferencias de datos transfronterizas

La naturaleza global de nuestro negocio significa que su Información personal podría divulgarse a las entidades de Nike o a terceros proveedores de servicios o socios, ubicados fuera del país donde usted trabaja. A efectos de la administración interna, su Información personal se almacenará en servidores de Nike en Estados Unidos u otras bases de datos usadas por los departamentos de recursos humanos de Nike localmente o regionalmente. También usamos copias de seguridad para preservar la integridad de su Información personal y nuestros sistemas, dependiendo de su ubicación.

Nos basamos en uno o varios Acuerdos para la transferencia de datos intragrupo para garantizar que su Información personal recibe el nivel adecuado de protección en todas las entidades de Nike. De conformidad con la ley aplicable, formalizamos acuerdos para la transferencia de datos con nuestros proveedores de servicios o comprobamos que nuestros proveedores de servicios están acreditados de conformidad con programas de protección de datos adecuados.

Seguridad de la Información personal

Nike adopta medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas diseñadas para proteger su Información personal de la pérdida, el mal uso, la alteración, la destrucción o el daño. Consulte el Programa de seguridad de la información (“PSIN”) de Nike para obtener más información. Hacemos todo lo razonablemente posible para asegurarnos de que el nivel de seguridad es adecuado al riesgo asociado con el tratamiento de la Información personal.

También implementamos controles de acceso para asegurarnos de que el acceso a los Datos personales está limitado al personal de Nike que necesita tener acceso para realizar sus funciones.

Conservación de la Información personal

Conservamos Información personal de empleados durante todo el tiempo necesario para cumplir el fin con el que se recogió. En algunos casos, las obligaciones reglamentarias y legales nos exigen conservar registros específicos durante un periodo de tiempo determinado, incluso después de finalizar su relación laboral. En otros casos, conservamos los registros para solucionar consultas o disputas que puedan surgir cada cierto tiempo y si lo permite la ley aplicable. Para obtener más información sobre las prácticas de conservación de datos de Nike, también en cuanto a los registros de los empleados, consulte la Política de conservación de registros de Nike.

Sus derechos

Dependiendo de la parte del mundo donde esté ubicado y de la ley aplicable, podría tener determinados derechos con respecto a su Información personal. Puede solicitar:

• acceder a la Información personal que tenemos sobre usted y obtener una copia de la misma;
• corregir su Información personal que sea imprecisa, incompleta o no esté actualizada;
• suprimir su Información personal en determinadas circunstancias estipuladas por la ley, como cuando ya no necesitamos tener su Información personal;
• limitar el uso de su Información personal en determinadas circunstancias estipuladas por ley, como mientras tenemos en cuenta otra solicitud que usted haya presentado;
• exportar la Información personal que tratamos en función de su contrato laboral y transmitirla a otra empresa si es factible técnicamente.

También puede tener derecho a oponerse al tratamiento de su Información personal por motivos relativos a su situación concreta y puede retirar su consentimiento, si lo ha dado anteriormente. Estos derechos no son absolutos.

Cumpliremos su solicitud en la medida exigida por la ley aplicable, teniendo en cuenta los periodos de tiempo y las excepciones que correspondan.

También podemos consultar a la autoridad de control de su país o presentar una reclamación ante la misma.

Información de contacto

Si tiene preguntas sobre esta Política o si quiere ejercer sus derechos, contacte con su responsable local de RR. HH. También puede contactar con la Oficina de Privacidad o el delegado de protección de datos de Nike por correo electrónico en la dirección privacy.office@nike.com.