NIKEN MAAILMANLAAJUINEN TYÖNTEKIJÖITÄ KOSKEVA TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Päiväys: toukokuu 2018

Nike kerää ja käsittelee antamiasi henkilötietoja osana työntekijän perehdytystä. Keräämme ja käsittelemme lisäksi muunlaisia sinua koskevia henkilötietoja koko sen ajan, kun olet työsuhteessa Niken kanssa. Käytämme näitä tietoja henkilöstöresurssiohjelmien hallinnoimiseen, työsopimusten ja sovellettavien työsuhdetta, sosiaaliturvaa, työpaikan terveyttä ja turvallisuutta koskevien lakien noudattamiseen sekä työntekijän vapaaehtoisohjelmaan osallistumisesi hallinnoimiseen.

Henkilötietojasi saatetaan säilyttää Niken tietokannoissa Yhdysvalloissa ja niitä saatetaan käsitellä Niken puolesta toimivien kolmannen osapuolen palveluntarjoajien toimesta. Jos haluat päästä tarkastelemaan, poistamaan tai korjaamaan henkilötietojasi tai käyttää oikeuksiasi, joita sinulla tämän käytännön mukaan saattaa olla, ota yhteyttä suoraan paikalliseen henkilöstöhallinnon esimieheesi. Voit myös ottaa yhteyttä Niken tietosuojatoimistoon tai tietosuojavastaavaan lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy.office@nike.com.

Esittely ja soveltamisala

Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC, niiden osakkuusyhtiöt (yhdessä ”Nike”, ”me”, ”meidän” jne.) kunnioittavat yksityisyyttäsi. Olemme sitoutuneet käsittelemään työntekijöidemme henkilötietoja sovellettavan lain ja Niken käytäntöjen mukaisesti. Tässä käytännössä henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoja, jotka viittaavat tunnistettuun tai tunnistettavaan luonnolliseen henkilöön.

Tässä työntekijää koskevassa tietosuojakäytännössä (”käytäntö”) kerrotaan, minkälaisia työntekijöidemme henkilötietoja keräämme ja käsittelemme, miten käytämme henkilötietoja, kenen kanssa jaamme näitä tietoja, miten kauan säilytämme niitä ja mitkä ovat henkilötietoihisi liittyvät oikeutesi. Tässä käytännössä myös kerrotaan toimista, joihin ryhdymme turvataksemme henkilötiedot, ja miten työntekijät voivat ottaa meihin yhteyttä tietosuojakäytäntöjämme koskevissa asioissa ja jos heillä on kysyttävää. Henkilötietojesi keräämisestä ja käsittelystä vastaava yksikkö on työnantajasi. Voit katsoa tarkat tiedot työnantajastasi työsopimuksestasi tai ottamalla yhteyttä HRDirect-järjestelmän kautta.

Tämä käytäntö koskee Niken tämänhetkisiä ja entisiä työntekijöitä ja harjoittelijoita (yhdessä ”työntekijät”). Jos olet väliaikainen ulkopuolinen työntekijä tai Nikelle palveluita tarjoava itsenäinen toimeksisaaja, ota yhteyttä suoraan työnantajaasi kysyäksesi heiltä tietoa heidän tietosuojakäytännöistään.

Nike saattaa tarvittaessa toimittaa muitakin yksityisyyttä tai tietosuojaa koskevia ilmoituksia ja käytäntöjä tietyissä toiminnoissa toimiville työntekijöille. Nike voi myös toimittaa ylimääräisiä yksityisyys- tai tietosuojakäytäntöjä oikeustoimialueilla, joissa tätä vaaditaan paikallisen lain noudattamiseksi.

Tämän käytännön lisäksi myös kaikki muut Niken yhtiökäytännöt pätevät, mukaan lukien Niken eettiset säännöt (”Inside the Lines”), sähköistä viestintää koskeva käytäntö, sosiaalisen median käytäntö ja työnhakijan tietosuojakäytäntö. Nämä kaikki ovat saatavilla Zero-järjestelmässä.

Keräämämme henkilötietotyypit ja miten me käytämme niitä

Keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja siinä määrin kuin on tarpeellista hallinnoidaksemme työsopimuksesi ehtoja ja noudattaaksemme meitä koskevia lainmukaisia velvoitteitamme. Näihin kuuluvat Niken oikeudelliset toimet sekä vero-, rahoitus-, työ- ja sosiaaliturvalakien noudattaminen tai sellaisten lakien ja säännösten noudattaminen, jotka edellyttävät tietojen paljastamista asianmukaisille viranomaisille sovellettavan lain tai oikeusistuimen määräyksen mukaisesti. Käsittelemme lisäksi henkilötietojasi Niken liiketoimintaetujen takia. Käsitellessämme henkilötietojasi lainmukaisten etujemme takia ryhdymme asianmukaisiin toimiin varmistaaksemme, että tavoittelemamme edut ovat tasapainossa sinun etujesi, oikeuksiesi ja vapauksiesi kanssa. Selvitämme pyynnöstä tätä asiaa mielellämme sinulle. Käytämme manuaalisia ja automaattisia menetelmiä henkilötietojesi käsittelyyn.

Perehdytys – Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi työhön perehdytyksen yhteydessä luodaksemme perustan työsuhteellesi ja hallinnoidaksemme sitä sekä noudattaaksemme meitä koskevia lainmukaisia velvoitteitamme. Näihin kuuluvat:

• tiedot, jotka annoit meille rekrytointiprosessin aikana, mukaan lukien ansioluettelosi tai CV:si, hakulomake, työhistoria, koulutus, tutkinnot, akateemiset tiedot, kielitaito ja pätevyydet, suositukset ja mahdolliset ammatilliset lisenssit, jäsenyydet tai sertifikaatit
• perustietosi, mukaan lukien nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi (koti, matkapuhelin, työ), sähköpostiosoite, kansalaisuus/kansallisuus, syntymäaika ja -paikka, sukupuoli sekä työlupatiedot soveltuessa
• viranomaisen myöntämät tunnisteesi sovellettavan lain mukaan, kuten kansallisen henkilökorttisi tiedot, verotustunnuksesi, sosiaaliturvatunnuksesi, passin numero ja ajokorttisi numero silloin, kun työsi sitä vaatii
• pankki- ja tilitietosi palkanmaksutarkoituksia varten, kuten palkkasi, muut korvauksesi, IBAN-numerosi tai pankkitilin numerosi, pankin nimi ja muut tiedot
• työtehtävääsi ja -asemaasi koskevat tiedot, mukaan lukien työntekijän tunnistenumerosi, kulkulupasi numero, työnimikkeesi sekä sen kuvaus, osasto ja esimies, raportointilinja, työpaikkasijainti, kustannuskeskus, liiketoimintayksikkö tai -ryhmä, työtila, kuten kokopäiväinen tai osa-aikainen työ, työtunnit, soveltuessa koeaika sekä työsopimusehdot
• soveltuessa yhtiön verkon ja laitteen käyttöä koskevat tiedot, kuten käyttäjänimi, salasana, yhteystiedot, työpuhelinnumero ja laitetiedot (tietokoneen, puhelimen, tabletin tunnusnumero), yhtiön hallussa oleva valokuva, jos sellainen on toimitettu, sekä
• henkilökohtaista tai perhe-elämääsi koskevat tiedot, kuten siviilisääty, huollettavat, edunsaajat ja kumppani/puoliso, sekä yhteystiedot hätätapauksia varten
• Saatamme ylläpitää tietoja, jotka keräämme tarkistaaksemme ennen työsuhteen solmimista henkilöllisyytesi, osoitteesi tai suosituksesi sekä paikallisen lain niin salliessa taustatietosi (mukaan lukien rikosoikeudelliset tai oikeudelliset tiedot) Niken taustatietojen tarkistuskäytännön mukaisesti.

Henkilöstöhallinto – Tämän lisäksi keräämme henkilötietoja, jotka luodaan työsuhteesi aikana. Tämä on tarpeen työsopimuksesi täyttämiseksi ja Niken kanssa solmitun työsuhteesi hallinnoimiseksi. Näihin kuuluvat

• tiedot työtunneistasi ja poissaoloista, mukaan lukien työssäolopäivät, lomat, vapaat tai poissaolot, matkat ja liikkuvuus
• taloudelliset ja pankkitiedot palkanmaksua ja työetuuksia varten, mukaan lukien pankki- ja tilitietosi korvauksia ja palkkaa varten, tiedot palkankorotuksista ja bonuksista, työetuuspakettisi ja maassasi ehkä tarjottuihin eläkkeisiin tai vakuutusohjelmiin liittyvät tiedot ja yksityiskohdat
• työ- ja suoritusarviointeihisi liittyvät tiedot, mukaan lukien säännölliset arviointitiedot, tarkastelut ja palautteet, tiedot suoritussuunnitelmista ja ammatilliseen kehitykseen liittyvät tiedot, kuten koulutukset (sekä yhtiön sisäiset että ulkopuoliset), kurssit, seminaarit ja konferenssit sekä seuraajaa koskevat suunnitelmatiedot
• matkoja ja kustannustarkoituksia varten kerätyt tiedot, kuten luottokortti- ja pankkitiedot (tilinumero, IBAN jne.), varaus- ja matkasuunnitelmatiedot, passin tiedot (numero, voimassaoloaika, myöntävä viranomainen jne.) sekä viisumi- ja siirtolaisuustiedot ja matkustusmieltymykset (paikanvalintamieltymys, ruokavaliorajoitukset, kanta-asiakasohjelmajäsenyydet ja yhtiöjäsenyydet, jos toimitettu)
• liikkuvuuteen, siirtoihin ja muuttoihin liittyvät tiedot (joko työsuhteen alussa tai osana siirtoa tai työtehtävää), mukaan lukien perheen tiedot, siirtolaisuustila ja kansalaisuus, verotus- ja sosiaaliturvatiedot jne
• tiedot, jotka koskevat osallistumistasi Nike Inc. -yhtiön työntekijöiden osakeosto-ohjelmaan (Employee Stock Purchase Plan, ESPP, joka on vapaaehtoinen aloiteohjelma, ks. myös kohta 2.6) ja osallistumisesi hallinnointiin, ja tiedot liittyen bonusapurahoihin, mukaan lukien yhteystietosi, kansalliset verotustiedot (mm. kansallinen tunnus), kansallisuus, työnimike, osakkeet ja asema, tiedot osakeostoistasi ja myönnetyistä, peruutetuista, käytetyistä, määrätyistä (tai määräämättömistä) tai vielä toteuttamattomista osakeoikeuksistasi sekä osakeosto-ohjelman hoitamisesta ja hallinnoimisesta.

Turvallisuus

• Tiloissamme käytetään videovalvontaa työntekijöiden turvallisuuden, turvaamisen ja muiden lainmukaisten liiketoimintatarkoitusten takia (esim. menetysten ehkäisemiseksi). Tiloissa, joissa videovalvonta on käytössä, on selkeät kyltit, ja annamme saataville paikallisen lain niin velvoittaessa lisätietoa näistä käytännöistä. Tämän vuoksi joudumme ehkä käyttämään kuvamateriaalia tai nauhoitteita näissä tiloissa suojataksemme lainmukaisia etujamme tai puolustaaksemme Niken lainmukaisia oikeuksia sovellettavan lain sallimalla tavalla.
• Käsittelemme myös henkilötietojasi, jotka liittyvät työntekijöiden terveyden ja turvallisuuden suojaamiseen työpaikoilla, mukaan lukien yhteystiedot ja henkilökohtaiset tiedot (kuten ajokorttitiedot) sekä kuvaus onnettomuudesta tai henkilövahingosta ja mahdolliset korjaamistoimenpiteet.
• Lisäksi käsittelemme tietoa siitä, miten käytät Niken laitteita, teknologiaa ja verkkoa lainmukaisten etujemme vuoksi turvataksemme tietomme ja tietojärjestelmämme. Lisätietoa näistä käytännöistä on saatavilla Niken sähköisen viestinnän käytännöstä.
• Poikkeuksellisissa tapauksissa meidän on ehkä käsiteltävä henkilötietojasi, jos se on tarpeen suojataksemme elintärkeitä etujasi, kuten työpaikalla tai työmatkan aikana sattuneen onnettomuuden yhteydessä.

Työsuhteen päättäminen – Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja työsuhteen päättämisen aikana lopettaaksemme työsuhteen kanssasi ja noudattaaksemme lainmukaisia velvoitteitamme. Tämä sisältää eläkkeelle jäämiseen ja työsuhteen päättämiseen liittyvät tiedot, kuten tiedot eläkkeelle jäämisestä, vapaaehtoisesta eroamisesta, erottamisesta/uudelleenjärjestelyistä, mukaan lukien irtisanomisajan, irtisanomispäivämäärän, työsuhteen irtisanomisen syyn joko työntekijän tai työnantajan puolelta, eläkkeelle jäämisen ja eläkehoitojärjestelyt.

Vapaaehtoisohjelmat – Aika ajoin saatamme tarjota työntekijöiden vapaaehtoisohjelmia, joiden yhteydessä käsitellään henkilötietoja. Voit vapaasti päättää, haluatko osallistua näihin ohjelmiin.

Arkaluonteisten tietojen käsittely – Perehdytyksen ja koko työsuhteesi aikana saatamme kerätä arkaluonteisia henkilötietoja sovellettavan lain mukaan. Sinun täytyy esimerkiksi ehkä toimittaa meille tai yhtiömme lääkärille lääkinnällisiä tietoja, jotta voimme hoitaa sairauteen, esteellisyyteen tai vammaisuuteen liittyviä asioita. Joissakin maissa saatat antaa meille vapaaehtoisesti tietoja rodustasi, etnisestä taustastasi, uskonnostasi tai seksuaalisesta suuntautumisestasi monimuotoisuus- ja tasavertaisuusmahdollisuuksien tarkoitukseen silloin, kun laki niin vaatii tai sallii. Voimme olla myös velvoitettuja keräämään arkaluonteisia tietoja lainmukaisten työsuhteeseen, sosiaaliturvaan ja sosiaalisiin suojalakeihin liittyvien velvoitteidemme takia (esim. palkan pidätysoikeudet, verotus- tai sosiaaliturvatunnus).

Muut lainmukaiset liiketoimintatarkoitukset – Saatamme joutua käyttämään henkilötietojasi lainmukaisiin etuihimme perustuen, mikäli se on tarpeen tutkinnan suorittamiseksi, Niken laillisten etujen puolustamiseksi, lakivaateiden tai oikeudenkäynnin takia ja noudattaaksemme juridisia tai säännösmääräyksiä. Voimme myös joutua ylläpitämään kurinpidollisiin toimiin tai valituksiin liittyviä tietorekistereitä (kuten tiedot syytöksistä, tutkinnoista tai tilintarkastuksista) lain sallimalla tai vaatimalla tavalla. Käsittelemme tarpeellisella tavalla henkilötietoja operoidaksemme Niken puhelinpalvelulinjaa Niken eettisten sääntöjen (”Inside the Lines”) mukaisesti.

Henkilötietojen lähteet

Pyrimme hankkimaan henkilötiedot suoraan sinulta varmistaaksemme niiden tarkkuuden, ajantasaisuuden ja olennaisuuden. Henkilötietojen kerääminen voi tapahtua työnhaun yhteydessä, työntekijän työhön perehdyttämisen yhteydessä tai tapauskohtaisesti koko työsuhteen keston ajan.

Saamme henkilötietojasi myös esimieheltäsi (esim. suoritus- tai vuosiarviointeihin liittyen) tai muilta työtovereiltasi (esim. jaksottaisten arviointien tai määritysten yhteydessä tai kurinpidollisen tutkinnan aikana). Aika ajoin saatamme saada sinua koskevia henkilötietoja muilta kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi asiakkailta, myymäläkumppaneilta, julkisten ja säännöstelyelinten jäseniltä.

Henkilötietojen paljastaminen

Välitämme henkilötietojasi Niken muille yksiköille hallinnollisiin tarkoituksiin silloin, kun se on tarpeen maailmanlaajuisten prosessien hoitamiseksi, konserninlaajuisen raportoinnin suorittamiseksi tai ylemmän tason virkojen täyttämispäätösten tai ylennysten takia perustuen lainmukaiseen etuumme henkilöstöhallinnon hoitajana. Näitä toimia suorittavat tavallisesti Aasian, Euroopan ja muun maailman toimia hallinnoivat henkilöstöhallinnon palvelukeskuksemme. Ne sijaitsevat Singaporessa (Nike Trading Company B.V., Singapore Branch), Alankomaissa (Nike European Operations Netherlands B.V.) ja Yhdysvalloissa (Nike, Inc.).

Maailmanlaajuisena yhtiönä Nike turvautuu palveluntarjoajiin ja -toimittajiin, jotka tarjoavat sille tuotteita ja palveluita. Henkilötietojasi välitetään näille kolmansille osapuolille perustuen lainmukaiseen etuumme kolmansien osapuolten palkkaamisesta tarvittaessa yllä kuvattujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Näihin kuuluvat kirjanpitäjät, lakifirmat ja lakipalvelujen tarjoajat, verotus- ja rahoitusalan ammattilaiset, palkanmaksu- ja työetuuspalvelujen tarjoajat, muuttoyritykset, eläke- ja vakuutusyhtiöt, henkilöstöhallinnon ammattilaiset, konsultit, alihankkijat sekä IT- ja tallennuspalveluiden tarjoajat. Monet maailmanlaajuisista henkilöstöhallinnon palveluiden tarjoajista sijaitsevat Yhdysvalloissa ja työskentelymaasi ulkopuolisissa maissa.

Kolmansien osapuolten palveluntarjoajillamme saattaa olla pääsy henkilötietoihisi, jotta ne voivat suorittaa tiettyjä toimintoja, tai ne saattavat isännöidä henkilötietojasi osana pilvipohjaista ratkaisua, jota Niken työntekijät käyttävät. Nike käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia, jotka tarjoavat riittävät takeet henkilötietojesi turvaamisesta. Kaikki toimittajat läpikäyvät Niken toimittajia koskevan riskiarvioinnin. Nike velvoittaa sopimuspohjaisesti kolmannen osapuolen palvelutarjoajia käyttämään asianmukaisia tietosuoja- ja luottamuksellisuusturvatoimia sovellettavan lain mukaan.

Jotkut kolmannet osapuolet, joille saatamme välittää henkilötietoja, esimerkiksi terveysvakuutusten tarjoajat tai eläkesuunnitelman valtuutetut, ovat itsekin tietojen rekisterinpitäjiä, ja sinun kannattaa tutustua niiden omiin tietosuojakäytäntöihin liittyen siihen, miten nämä tahot käsittelevät henkilötietojasi.

Saatamme olla velvoitettuja paljastamaan henkilötietojasi kolmansille osapuolille oikeusistuinten, sääntelyviranomaisten tai valtion viranomaisten määräysten tai pyyntöjen seurauksena, tai oikeuskäsittelyjen osapuolille tai julkisille viranomaisille noudattaaksemme säännösvaatimuksia.

Henkilötietojasi voidaan myös välittää neuvonantajille, mahdollisille liiketoimintakumppaneille tai kiinnostuneille kolmansille osapuolille tilanteissa, joissa harkitaan yritysjärjestelyä tai neuvotellaan tai päätetään siitä, tai Niken liiketoiminnan tai omaisuuden osan uudelleenjärjestelyn yhteydessä.

Rajat ylittävät tiedonsiirrot

Koska liiketoimintamme on maailmanlaajuista, henkilötietosi saatetaan välittää Niken yksiköille ja kolmannen osapuolen palveluntarjoajille tai kumppaneille, jotka sijaitsevat työskentelymaasi ulkopuolella. Sisäisten hallintotarkoitusten vuoksi henkilötietosi säilytetään Niken palvelimilla Yhdysvalloissa tai muissa tietokannoissa, joita Niken henkilöstöhallinnon osastot käyttävät paikallisesti tai alueellisesti. Alueesi mukaan käytämme myös varmuuskopiointia ylläpitääksemme henkilötietojesi ja järjestelmiemme koskemattomuuden.

Tukeudumme konsernin sisäisiin tiedonsiirron sopimuksiin varmistaaksemme, että henkilötietojasi suojataan riittävällä tavalla kaikissa Niken yksiköissä. Paikallisen lain mukaan solmimme tiedonsiirtosopimuksia palveluntarjoajiemme kanssa tai tarkistamme, että palveluntarjoajamme on sertifioitu asianmukaisten tietosuojasuunnitelmien mukaan.

Henkilötietojen turvallisuus

Nikella on käytössä fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia turvaamismenetelmiä henkilötietojesi suojaamiseksi katoamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Katso lisätietoa Niken tietoturvaohjelmasta (”NISP”). Ryhdymme kohtuullisiin toimiin varmistaaksemme, että turvataso on asianmukaista henkilötietojen käsittelyyn liittyvään riskiin nähden.

Käytämme myös tietojen saantiin liittyviä turvatoimia varmistaaksemme, että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu Niken henkilökunnalle, jolla on tarve päästä tietoihin työtehtäviensä suorittamiseksi.

Henkilötietojen säilytys

Säilytämme työntekijän henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen niihin tarkoituksiin, joihin keräsimme ne. Joissakin tapauksissa lakien tai sääntöjen mukaiset velvoitteemme vaativat meitä säilyttämään tiettyjä tietoja määrätyn ajan, myös työsuhteesi päättymisen jälkeen. Toisinaan ja silloin kun sovellettava laki sen sallii, saatamme säilyttää tietoja ratkaistaksemme kyselyitä tai riita-asioita, joita syntyy aika ajoin. Lisätietoa Niken tiedonsäilytyskäytännöistä liittyen mm. työntekijätietoihin on Niken tiedonsäilytyskäytännössä.

Oikeutesi

Sen mukaan, missä päin maailmaa olet, sekä sovellettavan lain mukaan sinulla saattaa olla tiettyjä oikeuksia henkilötietoihisi liittyen. Voit pyytää:

• päästä tarkastelemaan ja saada kopion henkilötiedoista, joita meillä on hallussamme sinua koskien
• virheellisten, epätäydellisten tai vanhentuneiden henkilötietojesi oikaisua
• henkilötietojesi poistamista tietyissä lain määrittämissä tilanteissa, esimerkiksi kun emme enää tarvitse henkilötietojasi
• henkilötietojesi käytön rajoittamista tietyissä lain määrittämissä tilanteissa, kuten sillä aikaa, kun harkitsemme toista lähettämääsi pyyntöä
• käsittelemiemme työsopimukseesi pohjautuvien henkilötietojesi siirtoa toiselle yhtiölle silloin, kun se on teknisesti mahdollista.

Sinulla voi myös olla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä nimenomaiseen tilanteeseesi perustuen, ja voit peruuttaa suostumuksesi, jos olet sellaisen aiemmin antanut. Nämä oikeudet eivät ole absoluuttisia.

Noudatamme pyyntöäsi siinä määrin kuin sovellettava laki siihen velvoittaa ottaen huomioon sovellettavat ajanjaksot ja poikkeukset.

Voit myös ehkä pyytää neuvoa maasi valvontaviranomaiselta tai tehdä valituksen.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä tai haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä paikalliseen henkilöstöhallinnon esimieheesi. Voit myös ottaa yhteyttä Niken tietosuojatoimistoon tai tietosuojavastaavaan lähettämällä sähköpostia osoitteeseen privacy.office@nike.com.