POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ MONDIALE À L’INTENTION DES EMPLOYÉS DE NIKE
Date : Janvier 2019
Nike recueille et traite les Renseignements personnels que vous nous fournissez dans le cadre du processus d’intégration des nouveaux employés. Nous recueillons et traitons également d’autres types de Renseignements personnels vous concernant tout au long de votre emploi auprès de Nike afin d’administrer notre programme de ressources humaines, pour respecter les contrats de travail et la loi applicable dans le domaine de l’emploi, de la sécurité sociale, de la santé et de la sécurité au travail et pour gérer votre participation aux programmes non obligatoires offerts aux employés.
Vos Renseignements personnels peuvent être stockés dans des bases de données de Nike aux États-Unis et ils peuvent être traités par des fournisseurs de service tiers agissant pour le compte de Nike. Si vous souhaitez consulter, effacer ou corriger vos Renseignements personnels ou exercer tout autre droit dont vous pouvez disposer en vertu de la présente Politique, veuillez communiquer directement avec votre responsable local des RH. Vous pouvez également communiquer avec le Service de la protection de la vie privée ou le délégué à la protection des données de Nike par courriel à l’adresse suivante : privacy.office@nike.com.
Présentation et champ d’application
Nike Inc., Converse Inc., leurs sociétés affiliées, y compris votre employeur (collectivement « Nike », « nous », « notre ». « nos ») respectent votre vie privée. Nous nous engageons à traiter les Renseignements personnels de nos employés conformément à la loi applicable et aux politiques de Nike. Aux fins de la présente Politique, l’expression « Renseignements personnels » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
La présente Politique de confidentialité à l’intention des employés (« Politique ») décrit les types de Renseignements personnels que nous recueillons et traitons concernant nos employés, de quelle façon nous utilisons les Renseignements personnels, avec qui nous les partageons, pendant quelle durée nous les conservons ainsi que vos droits eu égard à vos Renseignements personnels. La présente Politique décrit également les mesures que nous prenons pour protéger les Renseignements personnels et de quelle façon les employés peuvent communiquer avec nous concernant nos pratiques en matière de confidentialité ainsi qu’en en cas de questions. L’entité responsable de la collecte et du traitement de vos Renseignements personnels est l’employeur désigné dans votre dossier d’emploi. Vous pouvez accéder à tous les détails de votre employeur en consultant votre contrat de travail ou en vous adressant à HRDirect.
La présente Politique s’applique aux employés actuels et aux anciens employés et stagiaires de Nike (collectivement, les « employés »). Si vous êtes un Travailleur externe temporaire (« TET ») ou un entrepreneur indépendant fournissant des services à Nike, veuillez communiquer avec votre employeur direct concernant leurs pratiques en matière de protection des données.
Nike peut fournir des avis et des politiques supplémentaires en matière de confidentialité ou de protection des données aux employés occupant des fonctions spécifiques, au besoin. Nike peut également fournir des politiques supplémentaires en matière de confidentialité ou de protection des données dans des territoires où cela est requis afin de respecter la loi locale.
La présente Politique s’applique en sus de toute autre politique d’entreprise de Nike, y compris le Code d’éthique (« Inside the Lines » ou « Entre les lignes »), la Politique concernant les communications électroniques, la Politique concernant les médias sociaux et la Politique de confidentialité concernant les candidats de Nike, disponible sur Zero.
Types de Renseignements personnels que nous recueillons et façon dont nous les utilisons
Nous recueillons et traitons des Renseignements personnels vous concernant dans la mesure de ce qui est nécessaire afin de gérer les termes de votre contrat de travail et de respecter les obligations légales auxquelles nous sommes assujettis. Cela comprend l’organisation de la défense juridique de Nike et son respect du droit fiscal, financier, du travail et de la sécurité sociale, ou des lois et ordonnances nécessitant la divulgation des données à des autorités compétentes conformément à la loi applicable ou à l’ordonnance d’un tribunal. Nous traitons également vos Renseignements personnels dans l’intérêt commercial légitime de Nike. Lorsque nous traitons des Renseignements personnels dans notre intérêt légitime, nous prenons des mesures appropriées afin de nous assurer que cet intérêt est équilibré par rapport à votre intérêt et à vos droits et libertés, ce que nous serons heureux de vous expliquer si vous en faites la demande. Nous avons recours à des méthodes manuelles ou automatisées pour traiter vos Renseignements personnels.
Intégration – Nous recueillons et traitons vos Renseignements personnels dans le cadre du processus d’intégration des nouveaux employés afin de créer et d’administrer votre relation d’emploi et de respecter les obligations légales auxquelles nous sommes assujettis. Cela comprend :
- Les informations que vous nous avez fournies pendant le processus de recrutement, y compris votre curriculum vitae, votre formulaire de candidature, vos antécédents professionnels, votre formation, vos diplômes, vos dossiers scolaires, vos compétences et qualifications linguistiques, vos références et tout agrément, licence ou certification d’ordre professionnel;
- Vos coordonnées essentielles, y compris votre nom, votre adresse, vos numéros de téléphone (résidentiels, mobiles, professionnels), votre adresse électronique, votre citoyenneté/nationalité, votre date et lieu de naissance, votre sexe, les informations relatives à votre permis de travail, le cas échéant;
- Vos identifiants délivrés par le gouvernement sous réserve des conditions de la loi applicable, comme les détails de votre identifiant national, votre numéro d’identification fiscale, votre numéro de sécurité sociale ou d’assurance nationale, votre numéro de passeport et, lorsque votre emploi l’exige, votre numéro de permis de conduire;
- Vos renseignements bancaires et financiers à des fins de salaire/versement de la paie, comme votre salaire, d’autres rémunérations, votre numéro IBAN ou votre numéro de compte bancaire, le nom et les coordonnées de votre banque;
- Des informations concernant votre emploi et votre poste, y compris le numéro d’identification d’employé, le numéro de badge, le titre et la description de votre emploi, votre service et votre responsable, votre structure hiérarchique, votre lieu de travail, votre centre de coûts, votre unité ou groupe commercial, votre statut de travail (temps plein, temps partiel, heures de travail, période d’essai, le cas échéant) et les conditions du contrat de travail;
- Les informations permettant d’utiliser le réseau et les appareils de la Société, le cas échéant, comme le nom d’utilisateur, le mot de passe, les coordonnées, le numéro de téléphone professionnel et les données d’appareils (identifiant de l’ordinateur, du téléphone, de la tablette), photo de société, si celle-ci est fournie et
- Des informations concernant votre vie personnelle ou familiale, y compris votre état civil, les personnes à votre charge, les bénéficiaires et partenaires/conjoint(e)s et les coordonnées en cas d’urgence.
- Nous pouvons conserver les informations que nous recueillons lorsque nous réalisons une vérification préalable à l’emploi de votre identité, de votre adresse ou de vos références et, lorsque la loi locale l’autorise, la vérification de vos antécédents (y compris les données pénales ou judiciaires) vous concernant, conformément à la Politique de vérification des antécédents de Nike.
Gestion des Ressources humaines – En outre, nous recueillons des Renseignements personnels qui sont générés pendant votre emploi car cela est nécessaire pour l’exécution de votre contrat et pour aider à gérer votre relation de travail avec Nike. Cela comprend
- Des informations concernant vos heures de travail et vos congés, y compris la présence, les vacances, les absences, les déplacements et la mobilité;
- Des informations économiques et financières concernant la rémunération et les avantages sociaux, y compris les détails bancaires aux fins de rémunération et d’indemnisation, les informations relatives aux augmentations et aux primes, votre ensemble d’avantages sociaux ainsi que les informations et les détails liés aux programmes de retraite ou d’assurances pouvant être offerts dans votre pays;
- Des informations liées à l’évaluation de votre travail et de votre rendement, y compris les détails, les examens et les commentaires concernant votre évaluation habituelle, les détails concernant les plans de rendement ainsi que les informations associées au développement professionnel comme les formations (internes et externes), les cours, les séminaires et conférences ainsi que les informations relatives à la planification de la relève;
- Des informations recueillies aux fins de déplacement et de dépenses, comme les informations bancaires, relatives à la carte de crédit (numéro de compte, IBAN, etc.), les détails relatifs aux réservations et aux trajets, les informations concernant le passeport (numéro, expiration, autorité de délivrance, etc.) et les informations relatives aux visas et à l’immigration, ainsi que les préférences de voyage (préférences de sièges, restrictions alimentaires, qualités de membre grand voyageur et d’entreprise, le cas échéant);
- Des informations relatives à la mobilité, aux transferts et à la relocalisation (lors de l’embauche ou dans le cadre d’un transfert ou de l’attribution d’un travail), y compris les détails familiaux, le statut d’immigration et la nationalité/citoyenneté, les informations fiscales et de sécurité sociale, etc. et
- Des informations relatives à votre participation et à l’administration du Régime d’actionnariat ouvrier de Nike Inc. (RAO - qui est un programme incitatif à participation volontaire; voir aussi la section 2.6) et les octrois de primes, y compris vos coordonnées, les informations relatives à l’impôt national (y compris l’identifiant national), la nationalité, le titre de l’emploi, les actions et le poste, les détails relatifs aux achats et droits quant aux actions attribuées, annulées, levées, acquises, non acquises ou en circulation afin de mettre en œuvre, d’administrer et de gérer le RAO.
Hygiène et sécurité
- Nos installations utilisent un système de télévision en circuit fermé pour l’hygiène, la sécurité des employés et à d’autres fins commerciales légitimes (par exemple, la prévention de la perte). Les installations qui ont recours au système de télévision en circuit fermé présentent des affiches visibles, et nous mettons à disposition des informations supplémentaires concernant ces pratiques lorsque cela est exigé par la loi applicable. C’est pourquoi nous pouvons avoir besoin d’utiliser des images des caméras ou des enregistrements de ces installations dans le but de protéger l’intérêt légitime ou de défendre les droits de Nike, selon ce que la loi applicable autorise.
- Nous traitons également les Renseignements personnels associés à la protection de la santé et de la sécurité des employés sur les lieux de travail, y compris les coordonnées et les Renseignement personnels (comme les détails du permis de conduire) ainsi qu’une description d’un accident ou d’une blessure et toute remise en état.
- En outre, nous traitons des informations concernant votre utilisation des appareils, de la technologie et du réseau Nike dans notre intérêt légitime afin de sécuriser nos informations et systèmes d’information. De plus amples informations se trouvent dans la Politique de communications électroniques de Nike.
- Dans des cas exceptionnels, il est possible que nous devions traiter vos Renseignements personnels si cela est nécessaire afin de protéger vos intérêts vitaux comme en cas d’accident de travail ou pendant un déplacement professionnel.
Départ – Nous recueillons et traitons des Renseignements personnels pendant le processus de départ afin de finaliser la relation d’emploi et pour respecter nos obligations légales. Cela comprend les informations liées à la retraite et au licenciement, comme les détails de la retraite, de la démission, des mises à pied/de la réorganisation, y compris le préavis, la date de cessation d’emploi, les raisons du départ ainsi que les arrangements relatifs à la cessation d’emploi, la retraite et l’administration de la retraite.
Programmes à participation volontaire - À l’occasion, nous pouvons proposer aux employés des programmes non obligatoires qui nécessitent le traitement de Renseignements personnels et auxquels vous pouvez librement accepter de participer.
Traitement des données sensibles – Pendant le processus d’intégration et tout au long de votre relation de travail, nous pouvons recueillir des Renseignements personnels sensibles sous réserve des conditions de la loi applicable. Par exemple, il est possible que vous deviez nous fournir ou fournir à notre médecin d’entreprise des informations nous permettant de gérer les questions liées à la maladie, l’incapacité ou l’invalidité. Dans certains pays, vous pouvez nous indiquer volontairement votre race, votre ethnie, votre religion ou votre orientation sexuelle à des fins de diversité ou d’égalité d’accès à l’emploi et lorsque la loi l’exige. Nous pouvons également avoir l’obligation de recueillir des données sensibles afin de respecter nos obligations légales en matière de droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale (p. ex., les privilèges sur le salaire, le numéro fiscal ou de sécurité sociale).
Autres finalités commerciales légitimes – Il est possible que nous devions utiliser vos Renseignements personnels dans notre intérêt légitime et selon les besoins afin d’effectuer des enquêtes, défendre les intérêts juridiques de Nike, faire valoir des demandes ou intenter des poursuites et respecter des ordonnances judiciaires ou réglementaires. Il est également possible que nous devions tenir à jour des dossiers disciplinaires et de griefs (comme des dossiers d’allégations, d’enquêtes ou d’audits), selon ce que la loi autorise ou exige. Nous traitons les Renseignements personnels selon ce qui est nécessaire afin d’exploiter la ligne « Alertline » de Nike conformément au Code d’éthique (« Inside the Lines » ou « Entre les lignes ») de Nike.
Sources de Renseignements personnels
Nous nous efforçons d’obtenir les Renseignements personnels directement auprès de vous afin qu’ils soient exacts, à jour et pertinents. La collecte de Renseignements personnels peut survenir au cours du processus de demande d’emploi, au cours du processus d’intégration de l’employé ou de façon ponctuelle tout au long de votre emploi.
Nous recevons également des Renseignements personnels vous concernant de la part de votre responsable hiérarchique (par exemple, lors des évaluations du rendement ou des examens annuels) ou de la part d’autres collègues (par exemple, dans le cadre d’examens périodiques, d’évaluations ou lors d’une enquête disciplinaire). À l’occasion, il est possible que nous recevions des Renseignements personnels vous concernant de la part de tiers, par exemple des clients, des partenaires de magasin, des membres du public et des organismes réglementaires.
Divulgations de Renseignements personnels
Nous communiquons vos Renseignements personnels à d’autres entités de Nike à des fins administratives lorsque cela est requis afin d’exécuter des processus internationaux, de réaliser des rapports à l’échelle du groupe ou de prendre des décisions concernant des embauches de cadres supérieurs ou des promotions selon notre intérêt légitime pour l’administration des opérations de RH. Cela est habituellement administré par nos centres de service HR Direct desservant l’Asie, l’Europe et le reste du monde; ils sont situés respectivement à Singapour (Nike Trading Company B.V., Succursale de Singapour), aux Pays-Bas (Nike European Operations Netherlands B.V.) et aux États-Unis (Nike, Inc.).
En tant que société mondiale, Nike se fie à des prestataires et fournisseurs de service qui fournissent des produits et des services; vos Renseignements personnels seront divulgués à ces tiers selon notre intérêt légitime à avoir recours à ces tiers lorsque cela est nécessaire aux fins d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus. Parmi ces tiers, on peut citer les comptables, les cabinets d’avocats et les fournisseurs de services juridiques, les professionnels fiscaux ou financiers, les prestataires de paie et d’avantages sociaux, les sociétés de relocalisation, les sociétés de retraite et d’assurance, les spécialistes en ressources humaines, les consultants, les entrepreneurs, les fournisseurs de soutien informatique et d’entreposage. Un grand nombre de nos fournisseurs de service en RH sont situés aux États-Unis et dans des pays différents du pays où vous travaillez.
Nos fournisseurs de service tiers peuvent avoir accès à vos Renseignements personnels afin de réaliser certaines fonctions, ou peuvent héberger vos Renseignements personnels dans le cadre d’une solution infonuagique utilisée par les employés de Nike. Nike a recours à des fournisseurs de service tiers fournissant des garanties suffisantes pour la protection de vos Renseignements personnels. Tous les fournisseurs doivent se soumettre à l’évaluation du risque de fournisseur de Nike. Nike exige contractuellement que les fournisseurs de service tiers mettent en œuvre des obligations appropriées en matière de sécurité et de confidentialité des données, conformément à la loi applicable.
Certains tiers à qui nous pouvons divulguer des Renseignements personnels, comme des fournisseurs d’assurance santé et des administrateurs de régime de retraite, sont des responsables du traitement à part entière, et vous devez vous reporter à leurs propres politiques de confidentialité concernant la façon dont ils utilisent vos Renseignements personnels.
Nous pouvons avoir l’obligation de divulguer vos Renseignements personnels à des tiers en réponse à des ordonnances ou à des demandes provenant de tribunaux, d’organismes de réglementation, d’organismes gouvernementaux, de parties à une procédure juridique ou d’autorités publiques, ou afin de respecter des exigences réglementaires.
Vos Renseignements personnels peuvent également être divulgués à des conseillers, à des partenaires de transaction potentiels ou à des tiers intéressés eu égard à l’éventualité, à la négociation ou à l’achèvement d’une transaction corporative ou d’une restructuration de l’activité ou des actifs de toute partie de Nike.
Transferts de données transfrontaliers
La nature internationale de nos activités signifie que vos Renseignements personnels peuvent être divulgués à des entités de Nike ou à des fournisseurs de service ou partenaires tiers situés dans un pays différent du pays où vous travaillez. À des fins d’administration interne, vos Renseignements personnels seront stockés sur des serveurs de Nike aux États-Unis ou dans d’autres bases de données utilisées par des services de ressources humaines de Nike à l’échelle locale ou régionale. Nous réalisons également des sauvegardes afin de maintenir l’intégrité de vos Renseignements personnels et de nos systèmes, selon votre situation géographique.
Nous nous basons sur un ou plusieurs Accord(s) de transfert de données intra-groupe afin de nous assurer que vos Renseignements personnels reçoivent un niveau de protection approprié dans toutes les entités de Nike. Sous réserve de la loi applicable, nous concluons des accords de transfert de données avec nos fournisseurs de service ou nous vérifions que nos fournisseurs de service sont certifiés en vertu de plans de protection des données appropriés.
Sécurité des Renseignements personnels
Nike met en œuvre des mesures de sécurité physiques, techniques et administratives destinées à protéger vos Renseignements personnels contre la perte, la mauvaise utilisation, la modification, la destruction ou les dommages. Veuillez consulter le Programme de sécurité des informations de Nike (« PSIN ») pour obtenir davantage d’informations. Nous déployons des efforts raisonnables afin de garantir un niveau de sécurité approprié au risque associé au traitement des Renseignements personnels.
Nous mettons également en œuvre des contrôles d’accès afin de garantir que l’accès aux Renseignements personnels soit limité au personnel de Nike ayant besoin d’y avoir accès afin de s’acquitter de ses fonctions.
Conservation des Renseignements personnels
Nous conservons les Renseignements personnels des employés aussi longtemps que cela est nécessaire pour satisfaire la finalité pour laquelle ils ont été recueillis. Dans certains cas, des obligations légales ou réglementaires exigent que nous conservions des dossiers particuliers pendant une durée précise, y compris après la fin de votre emploi. Dans d’autres cas, nous conservons des dossiers afin de résoudre des demandes d’informations ou des différends pouvant survenir à l’occasion et lorsque la loi l’autorise. Pour obtenir plus de renseignements concernant les pratiques de Nike en matière de conservation de données, y compris eu égard aux dossiers des employés, veuillez vous reporter à la Politique de conservation des dossiers de Nike.
Vos droits
Selon votre situation géographique et la loi applicable, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos Renseignements personnels. Vous pouvez demander :
- De consulter et obtenir une copie des Renseignements personnels que nous conservons à votre sujet;
- La correction de vos Renseignements personnels qui sont inexacts, incomplets ou qui ne sont plus à jour;
- La suppression de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances prévues par la loi, comme lorsqu’il n’est plus nécessaire pour nous de conserver vos Renseignements personnels;
- La limitation de l’utilisation de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances prévues par la loi, comme lorsque nous étudions une autre demande que vous avez soumise;
- L’exportation des Renseignements personnels que nous traitons en nous fondant sur votre contrat de travail et leur transmission à une autre société lorsque cela est faisable d’un point de vue technique;
Vous pouvez également avoir le droit de contester le traitement de vos Renseignements personnels pour des motifs se rapportant à votre situation particulière et vous pouvez retirer votre consentement, si vous l’avez déjà donné. Ces droits ne sont pas absolus.
Nous répondrons à votre demande dans la mesure où la loi applicable l’exige tout en tenant compte de tout délai et de toute exception applicables.
Vous pouvez également consulter l’autorité de contrôle de votre pays ou introduire une réclamation auprès de celle-ci.
Coordonnées
Si vous avez des questions concernant la présente Politique ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez communiquer avec votre responsable local des RH. Vous pouvez également communiquer avec le Service de la protection de la vie privée ou le délégué à la protection des données de Nike par courriel à l’adresse suivante : privacy.office@nike.com.