GLOBÁLNE ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV ZAMESTNANCOV SPOLOČNOSTI NIKE
Dátum: Máj 2018
Spoločnosť Nike získava a spracúva osobnéúdaje, ktoré nám poskytnete v rámci nášho nástupného pracovného procesu. Získavame a spracúvame tiežďalšie typy osobných údajov o vás počas vášho zamestnania v spoločnosti Nike, aby sme mohli spravovať náš program ľudských zdrojov, dodržiavať pracovné zmluvy a platné právne predpisy v oblasti zamestnania, sociálneho zabezpečenia, zdravia a bezpečnosti na pracovisku a riadiťúčasť na dobrovoľných programoch zamestnancov.
Vaše osobné údaje môžu byť uložené v databázach spoločnosti Nike v Spojených štátoch amerických a môžu byť spracúvané poskytovateľmi služieb tretích strán konajúcich v mene spoločnosti Nike. Ak chcete získať prístup, odstrániť, opraviť svoje osobnéúdaje alebo vykonávať akékoľvek iné práva, ktoré máte podľa týchto zásad, obráťte sa priamo na miestneho manažéra oddelenia ľudských zdrojov. Môžete tiež kontaktovaťúrad Nike pre ochranu osobných údajov alebo zodpovednú osobu zaslaním e-mailu na adresu privacy.office@nike.com.
Úvod a rozsah pôsobnosti
Spoločnosti Nike Inc., Converse Inc., spoločnosti prepojené s nimi vrátane vášho zamestnávateľa (spolu ďalej „Nike“ alebo „my“ vo všetkých gramatických tvaroch) rešpektujú vaše súkromie. Zaväzujeme sa k spracúvaniu osobných údajov našich zamestnancov v súlade s platnými právnymi predpismi a zásadami spoločnosti Nike. Na účely týchto zásad „osobné údaje“ znamenajú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby.
Tieto zásady ochrany osobných údajov zamestnancov (ďalej len „zásady“) opisujú typy osobných údajov, ktoré zhromažďujeme a spracúvame o našich zamestnancoch, ako používame osobné údaje, s kým ich vymieňame, ako dlho ich udržujeme a vaše práva vo vzťahu k vašim osobným údajom. Tieto zásady opisujú aj opatrenia, ktoré prijmeme na ochranu osobných údajov, a ako nás môžu zamestnanci kontaktovať, aby sa informovali o našich postupoch ochrany osobných údajov, a v prípade otázok. Subjekt zodpovedný za zhromažďovanie a spracovanie vašich osobných údajov je váš zamestnávateľ v záznamoch. Úplné údaje o vašom zamestnávateľovi môžete získať tak, že si prečítate pracovnú zmluvu alebo oslovíte spoločnosť HRDirect.
Tieto zásady sa vzťahujú na súčasných a bývalých zamestnancov a stážistov spoločnosti Nike (spolu ďalej ako „zamestnanci“). Ak ste externým dočasným pracovníkom (ďalej len „ETW“) alebo nezávislým dodávateľom poskytujúcim služby spoločnosti Nike, obráťte sa na svojho priameho zamestnávateľa, aby ste sa informovali o ich postupoch ochrany vašich údajov.
Spoločnosť Nike môže poskytovať ďalšie upozornenia týkajúce sa ochrany osobných údajov alebo ochrany údajov zamestnancov v konkrétnych funkciách. Spoločnosť Nike môže tiež poskytovať dodatočné zásady ochrany osobných údajov alebo ochrany údajov v jurisdikciách, ak to vyžaduje dodržiavanie miestnych právnych predpisov.
Tieto pravidlá platia spolu s ostatnými podnikovými zásadami spoločnosti Nike vrátane etického kódexu spoločnosti Nike („Inside the Lines”), zásad elektronických komunikácií, zásad sociálnych médií a zásad ochrany osobných údajov žiadateľa, ktoré sú k dispozícii na portáli Zero.
Typy osobných údajov, ktoré zhromažďujeme a ako ich používame
Získavame a spracúvame osobné údaje o vás, pokiaľ je to potrebné, aby ste mohli riadiť podmienky vašej pracovnej zmluvy a dodržiavať zákonné povinnosti, ktoré nám podliehajú. Zahŕňa to právnu obhajobu spoločnosti Nike a súlad s právnymi predpismi v oblasti daní, financií, práce a sociálneho zabezpečenia, alebo právnych predpisov a príkazmi vyžadujúcich zverejnenie údajov príslušným orgánom v súlade s platnými právnymi predpismi alebo súdnym príkazom. Vaše osobné údaje spracúvame tak, aby sme sledovali legitímne obchodné záujmy spoločnosti Nike. Pri spracúvaní osobných údajov pre naše oprávnené záujmy prijímame vhodné opatrenia, aby sme zabezpečili, že záujmy, ktoré sledujeme, sú v rovnováhe s vašimi záujmami, právami a slobodami, ktoré vám na požiadanie ochotne vysvetlíme. Na spracovanie osobných údajov používame manuálne alebo automatizované metódy.
Nástup do zamestnania – získavame a spracúvame vaše osobné údaje počas procesu nástupu do zamestnaneckého pomeru, aby sme vytvorili a spravovali váš pracovný pomer a dodržiavali zákonné povinnosti, ktorými sa musíme riadiť. To zahŕňa:
- informácie, ktoré ste nám poskytli počas procesu náboru vrátane vášho životopisu, formulára žiadosti, histórie zamestnaní, vzdelania, titulov, akademických záznamov, jazykov a kvalifikácií, referencií a akýchkoľvek odborných licencií, členstva alebo certifikácií;
- vaše základné kontaktné údaje vrátane vášho mena, adresy, telefónnych čísel (domov, mobilné, pracovné), e-mailovej adresy, občianstva/štátnej príslušnosti, dátumu a miesta narodenia, pohlavia, prípadne informácií o pracovnom povolení;
- identifikačné informácie vydané vašou vládou v súlade s podmienkami platných právnych predpisov, ako sú údaje o vašej štátnej identite, daňové identifikačné číslo, číslo sociálneho poistenia alebo vnútroštátneho poistenia, číslo pasu a číslo vodičského preukazu;
- vaše bankové a finančné údaje na mzdové účely, ako napríklad plat, iné odmeny, číslo vášho IBAN alebo číslo bankového účtu, názov banky a príslušné údaje;
- informácie o vašej práci a pracovnej pozícii vrátane identifikačného čísla zamestnanca, čísla preukazu, názvu a opisu pracovného miesta, oddelenia a manažéra, hierarchickej štruktúry, miesta výkonu práce, nákladového strediska, obchodného útvaru alebo skupiny, pracovného postavenia, ako je plný alebo čiastočný pracovný úväzok, pracovného času, prípadne skúšobnej doby a pracovných zmluvných podmienok;
- informácie o používaní firemnej siete a zariadení, ak je to možné, napríklad používateľské meno, heslo, kontaktné údaje, pracovné telefónne číslo a údaje o zariadení (počítač, telefónne číslo, identifikačné číslo tabletu), firemné fotografie, ak sú k dispozícii; a
- informácie o vašom osobnom alebo rodinnom živote, vrátane rodinného stavu, vyživovaných osôb, príjemcov a partnerov/manželov a manželky a kontaktné údaje v prípade núdze.
- Môžeme uchovávať informácie, ktoré získavame, keď vykonávame overenie vašej totožnosti, adresy alebo odkazov pred začiatkom zamestnania, a ak to dovoľujú miestne právne predpisy, overovanie osobných previerok (vrátane údajov trestných alebo súdnych konaniach) o vás v súlade so zásadami vykonávania osobných previerok spoločnosti Nike.
Manažment ľudských zdrojov – okrem toho zhromažďujeme osobné údaje, ktoré sa generujú počas vášho zamestnania, pretože je to potrebné pre plnenie zmluvy a ako pomoc pri spravovaní vášho pracovného vzťahu so spoločnosťou Nike. To zahŕňa
- informácie o pracovnom čase a pracovnom voľne vrátane dochádzky, dovolenky, pracovného voľna alebo neprítomnosti, cestovaní a mobilite;
- ekonomické a finančné informácie o kompenzáciách a výhodách vrátane údajov o vašej banke a účte na vyplácanie odmien a odškodnení, informácie o príjmoch a bonusoch, balíku vašich dávok a informácie a podrobnosti týkajúce sa dôchodkov alebo poistných programov, ktoré môžu byť k dispozícii vo vašej krajine;
- informácie týkajúce sa hodnotení vašej práce a výkonnosti vrátane pravidelných hodnotení, posudkov a spätnej väzby, údaje o plánoch výkonnosti a informácie súvisiace s odborným rozvojom, ako sú školenia (interné a externé), kurzy, semináre a konferencie a informácie o plánovaní nástupníctva;
- informácie získané na účely cestovania a výdavkov, ako sú kreditná karta, údaje o banke (číslo účtu, IBAN atď.), informácie o rezerváciách a itinerári, informácie o pasoch (číslo, vypršanie platnosti, vydávajúci orgán atď.) a informácie o vízach a prisťahovalectve, preferencie cestovania (uprednostňované sedadlá, stravovacie obmedzenia, časté lety a členstvo v spoločnostiach, ak sú k dispozícii);
- informácie týkajúce sa mobility, premiestňovania a presunov (buď pri prijímaní alebo ako súčasť prevodu alebo pracovného poverenia) vrátane rodinných údajov, imigračného postavenia a štátnej príslušnosti/občianstva, daňových a sociálnych informácií atď.
- a informácie o vašej účasti a správe plánu nákupu akcií zamestnancami spoločnosti Nike Inc. (ESPP – ktorý je dobrovoľným stimulačným programom, pozrite si tiež odsek 2.6) a bonusové dotácie vrátane vašich kontaktných údajov, vnútroštátnych daňových informácií (vrátane vnútroštátneho identifikačného čísla), štátnej príslušnosti, pracovnej funkcie, akcií a pozície, údaje o nákupoch a nárokoch na akcie, ktoré boli udelené, zrušené, vykonané, nevykonané alebo neuhradené na účely vykonávania, správy a riadenia ESPP.
Bezpečnosť
- Naše zariadenia využívajú priemyselné kamery na účely bezpečnosti a iné legitímne obchodné účely (napríklad predchádzanie stratám). Zariadenia využívajúce priemyselné kamery zobrazujú viditeľné signalizácie a poskytujeme ďalšie informácie o týchto postupoch, ak to vyžadujú príslušné právne predpisy. Možno bude preto potrebné, aby sme používali videokamery alebo nahrávky v týchto zariadeniach na ochranu legitímnych záujmov alebo obhajobu zákonných práv spoločnosti Nike, ako to povoľujú platné právne predpisy.
- Spracúvame aj osobné údaje súvisiace s ochranou zdravia a bezpečnosti zamestnancov na pracoviskách vrátane kontaktných údajov a osobných údajov (ako sú údaje o vodičských oprávneniach) a opis nehody alebo zranenia a akejkoľvek nápravy.
- Okrem toho spracúvame informácie o používaní zariadení, technológií a sietí spoločnosti Nike s cieľom sledovať legitímny záujem o zabezpečenie našich informácií a informačných systémov. Ďalšie informácie o týchto postupoch sú opísané v zásadách elektronickej komunikácie spoločnosti Nike.
- Vo výnimočných prípadoch budeme musieť spracovať vaše osobné údaje, ak je potrebné chrániť vaše životne dôležité záujmy, napríklad v prípade, že dôjde k nehode v práci alebo počas pracovných obchodných ciest.
Vymazanie – zhromažďujeme a spracúvame osobné údaje počas mimoriadnej práce, aby sme ukončili pracovný pomer a dodržali naše právne záväzky. Patria sem informácie súvisiace s odchodom do dôchodku a skončením pracovného pomeru, ako sú napríklad dôchodky, rezignácia, prepúšťanie/reorganizácia vrátane výpovednej lehoty, dátumu skončenia pracovného pomeru, dôvodov na odchod a ukončenie, dôchodok a dohody o správe dôchodkov.
Dobrovoľné programy – priebežne vám budeme ponúkať dobrovoľné programy zamestnancov, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje a s účasťou v ktorých môžete slobodne súhlasiť.
Spracovanie citlivých údajov – počas zaúčania a počas celého pracovného vzťahu môžeme zhromažďovať citlivé osobné údaje, ktoré sa riadia podmienkami platných právnych predpisov. Napríklad bude možno potrebné, aby ste poskytli nám alebo lekárovi našej spoločnosti zdravotné údaje, ktoré nám umožnia zvládnuť problémy s chorobou, práceneschopnosťou alebo postihnutím. V niektorých krajinách môžete dobrovoľne poskytnúť údaje o vašej rasu, etnickej príslušnosti, náboženstve alebo sexuálnej orientácii na účely rozmanitosti a rovnakých príležitostí a tam, kde je to potrebné alebo povolené na základe právnych predpisov. Takisto sa môže od nás vyžadovať, aby sme získavali citlivé údaje na splnenie našich zákonných požiadaviek v oblasti právnych predpisov týkajúcich sa zamestnanosti, sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany (napr. mzdy, dane alebo sociálne zabezpečenie).
Ďalšie legitímne obchodné účely – možno budeme potrebovať použiť vaše osobné údaje na základe nášho oprávneného záujmu v prípade potreby viesť vyšetrovanie, obhajovať zákonné záujmy spoločnosti Nike, podať sťažnosti a žaloby a plniť súdne alebo regulačné nariadenia. Môžeme tiež potrebovať viesť disciplinárne záznamy a záznamy o sťažnostiach (ako napríklad záznamy o obvineniach, vyšetrovaniach alebo auditoch), ako to povoľujú alebo vyžadujú právne predpisy. Ak je to nevyhnutné, osobné údaje spracúvame, aby sme mohli prevádzkovať linku pre upozornenia spoločnosti Nike v súlade s etickým kódexom (ďalej len „Inside the Lines“) spoločnosti Nike.
Zdroje osobných údajov
Snažíme sa získať osobné údaje priamo od vás, aby boli presné, aktuálne a relevantné. Získavanie osobných údajov sa môže vykonávať počas procesu podávania žiadostí o zamestnanie, počas procesu zaúčania zamestnancov alebo ad hoc počas celého zamestnania.
Takisto dostávame osobné údaje o vás od vášho priameho nadriadeného (napríklad na účely hodnotenia výkonnosti alebo výročných hodnotení) alebo od iných kolegov (napríklad v súvislosti s periodickými kontrolami, hodnoteniami alebo pri vykonávaní disciplinárneho vyšetrovania). Priebežne môžeme získavať osobné údaje o vás od iných tretích strán, napríklad klientov, obchodných partnerov, členov verejnej správy a regulačných orgánov.
Zverejňovanie osobných údajov
Vaše osobné údaje poskytujeme iným subjektom spoločnosti Nike na administratívne účely, ak je potrebné spúšťať globálne procesy, vykonávať nahlasovanie v celej skupine alebo prijímať rozhodnutia o senioroch alebo povýšeniach na základe našich oprávnených záujmov spravovať naše činnosti v oblasti ľudských zdrojov. To spravidla spravujú naše centrá služby HR Direct, ktoré pôsobia v Ázii, Európe a iných štátoch sveta. Nachádzajú sa v Singapure (Nike Trading Company B.V., singapurská pobočka), Holandsku (Nike European Operations Netherlands B.V.) a USA (Nike, Inc.).
Ako globálna spoločnosť sa spoločnosť Nike spolieha na poskytovateľov služieb a dodávateľov, ktorí poskytujú produkty a služby. Vaše osobné údaje budú poskytnuté týmto tretím stranám na základe nášho oprávneného záujmu zapojiť tretie strany, ak je to potrebné, na účely dosiahnutia vyššie uvedených cieľov. Zahŕňajú účtovníkov, advokátske kancelárie a poskytovateľov právnych služieb, daňových alebo finančných odborníkov, poskytovateľov miezd a dávok, spoločnosti zabezpečujúce premiestnenie, dôchodkové a poisťovacie spoločnosti, špecialistov v oblasti ľudských zdrojov, konzultantov, dodávateľov, poskytovateľov IT podpory a poskytovateľov služieb uchovávania. Mnohí z našich poskytovateľov globálnych služieb v oblasti ľudských zdrojov sa nachádzajú v štátoch USA a v krajinách mimo vašej krajiny zamestnania.
Naši poskytovatelia služieb tretích strán môžu mať prístup k vašim osobným údajom, aby mohli vykonávať určité funkcie, alebo mohli poskytnúť hosting pre vaše osobné údaje v rámci riešenia „založeného na cloude“, ktoré používajú zamestnanci spoločnosti Nike. Spoločnosť Nike využíva poskytovateľov služieb tretích strán, ktorí poskytujú dostatočné záruky na ochranu vašich osobných údajov. Všetci predajcovia sa musia podrobiť hodnoteniu rizika spoločnosti Nike. Spoločnosť Nike vyžaduje od zmluvných poskytovateľov tretích strán, aby zaviedli príslušné povinnosti týkajúce sa bezpečnosti a zachovania dôvernosti údajov v súlade s platnými právnymi predpismi.
Niektoré tretie strany, ktorým môžeme poskytnúť osobné údaje, napríklad poskytovatelia zdravotného poistenia a správcovia dôchodkových systémov, sú samostatnými prevádzkovateľmi údajov a mali by ste si prečítať svoje vlastné zásady ochrany osobných údajov, pokiaľ ide o to, ako používajú vaše osobné údaje.
Môže sa od nás vyžadovať, aby sme poskytli vaše osobné údaje tretím stranám ako reakciu na objednávky alebo požiadavky od súdov, regulačných orgánov, vládnych agentúr, účastníkov súdneho konania alebo verejným orgánom alebo na splnenie regulačných požiadaviek.
Vaše osobné údaje môžu byť tiež sprístupnené poradcom, potenciálnym obchodným partnerom alebo zainteresovaným tretím stranám v súvislosti s posudzovaním, prerokovaním alebo vykonaním podnikovej transakcie alebo reštrukturalizáciou podniku alebo majetku ktorejkoľvek časti spoločnosti Nike.
Cezhraničné prenosy údajov
Celosvetová povaha našej činnosti znamená, že vaše osobné informácie môžu byť poskytnuté subjektom spoločnosti Nike alebo poskytovateľom alebo partnerom tretích strán, ktorí sa nachádzajú mimo krajiny, v ktorej pracujete. Na účely internej správy budú vaše osobné údaje uložené na serveroch spoločnosti Nike v Spojených štátoch amerických alebo v iných databázach, ktoré používajú oddelenia ľudských zdrojov spoločnosti Nike na miestnej alebo regionálnej úrovni. Používame tiež zálohy na zachovanie integrity vašich osobných údajov a našich systémov v závislosti od vašej polohy.
Spoliehame sa na zmluvu/y o prenose údajov v rámci skupiny, aby sme zabezpečili, že vaše osobné údaje dostanú primeranú úroveň ochrany v rámci subjektov spoločnosti Nike. V súlade s platnými právnymi predpismi uzatvárame zmluvy o prenose údajov s našimi poskytovateľmi služieb alebo overíme, či sú naši poskytovatelia služieb certifikovaní podľa príslušných schém na ochranu údajov.
Bezpečnosť osobných údajov
Spoločnosť Nike zavádza fyzické, technické a administratívne bezpečnostné opatrenia určené na ochranu vašich osobných údajov pred stratou, zneužitím, zmenou, zničením alebo poškodením. Viac informácií nájdete v Programe bezpečnosti informácií spoločnosti (ďalej len „NISP“). Vyvíjame primerané úsilie, aby sme zabezpečili, že úroveň bezpečnosti bude zodpovedať riziku spojenému so spracovaním osobných údajov.
Zavádzame tiež kontroly prístupu, aby sme zabezpečili, že prístup k osobným údajom bude obmedzený len na zamestnancov spoločnosti Nike, ktorí potrebujú tento prístup na plnenie svojich povinností.
Zachovanie osobných údajov
Osobné údaje zamestnancov uchovávame tak dlho, ako je potrebné na splnenie účelu, na ktorý boli získané. V niektorých prípadoch zákonné alebo regulačné povinnosti vyžadujú, aby sme si uchovávali konkrétne záznamy na určené obdobie, a to aj po ukončení vášho pracovného pomeru. V ostatných prípadoch uchovávame záznamy na riešenie otázok alebo sporov, ktoré môžu priebežne vzniknúť, a ak to umožňujú platné právne predpisy. Viac informácií o postupoch uchovávania údajov spoločnosti Nike vrátane záznamov o zamestnancoch nájdete v Zásadách uchovávania záznamov spoločnosti Nike.
Vaše práva
V závislosti od toho, kde vo svete sa nachádzate, a v závislosti od platných právnych predpisov môžete mať určité práva týkajúce sa vašich osobných údajov. Môžete požiadať o:
- prístup k osobným údajom a získanie kópie osobných údajov, ktoré o vás uchovávame;
- opravu vašich osobných údajov, ktoré sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne;
- vymazanie vašich osobných údajov za určitých okolností ustanovených právnymi predpismi, napríklad keď už nie je potrebné, aby sme mali vaše osobné údaje;
- obmedzenie používania vašich osobných údajov za určitých okolností ustanovených právnymi predpismi, napríklad keď zvážime inú žiadosť, ktorú ste predložili;
- export osobných údajov, ktoré spracúvame na základe vašej pracovnej zmluvy, a ich odovzdanie inej spoločnosti, ak je to technicky možné;
môžete mať tiež právo vzniesť námietky voči spracovaniu vašich osobných údajov z dôvodov súvisiacich s vašou konkrétnou situáciou a ak ste už vopred súhlasili, môžete svoj súhlas odvolať. Tieto práva nie sú absolútne.
Vašej žiadosti vyhovieme v rozsahu požadovanom príslušnými právnymi predpismi, pričom zohľadníme všetky platné časové rámce a výnimky.
Môžete sa tiež obrátiť na orgán dohľadu vo vašej krajine alebo mu podať sťažnosť.
Kontaktné údaje
Ak máte otázky týkajúce sa týchto zásad alebo chcete uplatniť svoje práva, obráťte sa na miestneho manažéra z oddelenia ľudských zdrojov. Môžete tiež kontaktovať úrad Nike pre ochranu osobných údajov alebo zodpovednú osobu zaslaním e-mailu na adresu privacy.office@nike.com.