NIKE GLOBÁLIS MUNKAVÁLLALÓI ADATVÉDELMI SZABÁLYZAT

Dátum: 2018. május

A Nike azokat a személyes adatokat gyűjti és kezeli, amelyeket Ön ad meg számunkra munkavállalóként a belépési folyamat során. A Nike-nál történő munkavállalása során további Önnel kapcsolatos személyes adatok gyűjtését és kezelését is végezzük emberi erőforrás programunk működtetése, a munkaszerződésekben és a – munkaerő-felvétel, a társadalombiztosítás, a munkahelyi egészségvédelem és biztonság területeire vonatkozó– törvényekben foglaltak teljesítése érdekében, valamint az önkéntes munkavállalói programokban történő részvétele kezelése céljából.

Előfordulhat, hogy személyes adatait a Nike Egyesült Államokban található adatbázisaiban tárolják, és a Nike nevében eljáró, harmadik félnek minősülő szolgáltatók kezelik. Ha szeretne hozzáférni személyes adataihoz, törölni vagy helyesbíteni szeretné azokat, vagy jelen Szabályzat értelmében egyéb jogaival kíván élni, kérjük, vegye fel a kapcsolatot közvetlenül a helyi humán erőforrásokért felelős vezetőjével. Felveheti a kapcsolatot a Nike Adatvédelmi Irodájával vagy adatvédelmi tisztviselőjével is e-mailben: privacy.office@nike.com.

Bevezetés és hatókör

A Nike Inc., a Converse Inc., a Hurley International LLC és ezek leányvállalatai, beleértve az Ön munkaadóját (együttesen a „Nike”, „mi”, „a miénk”) tiszteletben tartják az Ön adatainak védelmét. Elkötelezettek vagyunk amellett, hogy munkavállalóink személyes adatait a vonatkozó törvényeknek és a Nike szabályzatainak megfelelően dolgozzuk fel. Jelen Szabályzat vonatkozásában a „személyes adat” megjelölés vonatkozik minden olyan adatra, amely azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozik.

A jelen Munkavállalói Adatvédelmi Szabályzat („Szabályzat”) az általunk a munkavállalókról gyűjtött és kezelt személyes adatok típusait, a személyes adatok felhasználásának módját, valamint azt mutatja be, hogy kikkel osztjuk meg és mennyi ideig tároljuk az adatokat, továbbá az Ön saját személyes adataival kapcsolatos jogait. Jelen Szabályzat ismerteti azokat az intézkedéseket is, amelyeket a személyes adatok védelme érdekében teszünk, továbbá azt, hogy munkavállalóink hogyan vehetik fel velünk a kapcsolatot adatvédelmi gyakorlataink vonatkozásában, illetve, ha kérdéseik merülnek fel. Az Ön személyes adatainak gyűjtéséért és kezeléséért felelős szervezet az adatait nyilvántartó munkáltatója. Munkaszerződése megtekintése vagy a HRDirect megkeresése révén hozzáférhet munkáltatója részletes adataihoz.

Jelen Szabályzat a Nike jelenlegi és korábbi munkavállalóira és gyakornokaira vonatkozik (együttesen a „munkavállalókra”). Ha Ön külsős kölcsönzött munkavállaló („KKM”) vagy a Nike részére szolgáltatásokat nyújtó független vállalkozó, kérjük, hogy vegye fel a kapcsolatot közvetlenül saját munkaadójával annak adatvédelmi gyakorlatait illetően.

A Nike további, személyes adatok védelmére vagy adatvédelemre vonatkozó értesítéseket és szabályzatokat bocsáthat bizonyos munkaköröket betöltő munkavállalói rendelkezésére. A Nike szintén további, személyes adatok védelmére vagy adatvédelemre vonatkozó szabályzatokat bocsáthat rendelkezésre olyan joghatóságok területein, ahol ezt a helyi törvényeknek való megfelelőség megköveteli.

Jelen Szabályzat a Nike többi vállalati szabályzata mellett alkalmazandó, ideértve a Nike-nak a Nike Zero tekintetében elérhető Etikai kódexét („Inside the Lines”), az elektronikus kommunikációval kapcsolatos szabályzatát, a közösségi oldalakra vonatkozó szabályzatát és a jelentkezőkre vonatkozó adatvédelmi szabályzatát.

Az általunk gyűjtött személyes adatok típusai és felhasználásuk módja

Önnel kapcsolatos személyes adatok gyűjtését és kezelését csak akkor végezzük, ha ez indokolt az Ön munkaszerződésében szereplő feltételek kezeléséhez és a ránk vonatkozó jogi kötelezettségek teljesítéséhez. Ez magában foglalja a Nike jogi védelmét, adóügyi, pénzügyi, munkaügyi és társadalombiztosítási törvények szerinti megfelelőségét, illetve az olyan törvények és rendeletek szerinti megfelelőség elérését, amelyek az adatok illetékes hatóságokkal való közlését írják elő a vonatkozó törvények vagy bírósági döntések értelmében. Személyes adatai kezelését a Nike jogos üzleti érdekeinek érvényesítése érdekében is végezzük. Amikor a személyes adatok kezelését jogos üzleti érdekeink érdekében végezzük, megfelelő intézkedéseket teszünk annak biztosítására, hogy az általunk érvényesített érdekek egyensúlyban legyenek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival, amelyeket kérésére szívesen elmagyarázunk Önnek. Személyes adatai kezelésére manuális vagy automatizált módszereket alkalmazunk.

Belépés – A belépési folyamat során begyűjtjük és kezeljük személyes adatait munkavállalói jogviszonya előkészítése és kezelése, és a ránk vonatkozó jogi kötelezettségeknek való megfelelés elérése érdekében. Ez magában foglalja a következőket:

az Ön által a toborzás során számunkra megadott adatokat, többek között az életrajzát vagy szakmai önéletrajzát, a jelentkezési adatlapot, a korábbi munkahelyeit, iskoláit, iskolai végzettségeit, tudományos tevékenységét, nyelvtudását és megszerzett minősítéseit, referenciáit és minden szakmai licencét, tagságát vagy tanúsítványát;

• az Ön legfontosabb elérhetőségeit, beleértve a nevét, lakcímét, telefonszámait (otthoni, mobil, munkahelyi számát), e-mail címét, állampolgárságát/nemzetiségét, születési helyét és idejét, nemét, munkavállalási engedélyének adatait, ha rendelkezik ilyennel;
• a vonatkozó törvényeknek megfelelően az országa hatóságai által az Ön számára kiadott azonosítókat, például nemzeti személyigazolványának adatait, adóazonosító számát, társadalombiztosítási azonosító jelét vagy nemzeti biztosítási számát, útlevélszámát és – ahol ez munkaköréhez szükséges – a jogosítványa számát;
• bérszámfejtési/kifizetési céllal banki és pénzügyi adatait, például a fizetését, egyéb díjazásait, IBAN számát vagy bankszámlaszámát, bankja nevét és adatait;
• a munkahelyére és beosztására vonatkozó adatokat, beleértve a munkavállalói azonosító számát, jelvényének számát, munkakör megnevezését és leírását, osztályát és vezetőjét, beosztottjait, munkavégzés helyét, költséghelyét, üzleti egységét vagy csoportját, szerződése típusát: teljes munkaidős vagy részmunkaidős, munkaidejét, a próbaidejét, ha próbaidejét tölti, és munkaszerződésének részleteit;
• a vállalat hálózatának és eszközeinek használatával kapcsolatos adatokat, például a felhasználónevet, jelszót, kapcsolattartási adatokat, munkahelyi telefonszámot és az eszköz adatait (számítógép, telefon, tablet azonosítója), ha átadásra került, akkor a vállalati fényképet; és
• az Ön személyes vagy családi életére, többek között a családi állapotára, az eltartottakra, kedvezményezettekre és partnerre/házastársra vonatkozó adatokat, valamint a kapcsolattartók adatait vészhelyzet esetére.
• Az összegyűjtött információk esetében elvégezhetjük a felvétel előtti háttérellenőrzést, hogy ellenőrizzük személyazonosságát, lakcímét vagy referenciáit; és amennyiben a helyi törvények ezt lehetővé teszik, a háttérellenőrzések hitelesítését is elvégezzük Önre vonatkozóan (beleértve a büntetőjogi vagy bírósági adatokat is), a Nike Háttérellenőrzési Szabályzatának megfelelően.

Emberi erőforrások kezelése – Olyan személyes adatokat is gyűjtünk, amelyek az Ön munkavállalása alatt keletkeznek, mivel ezekre szükség van az Önnel megkötött szerződés teljesítéséhez, és ennek segítségével válik kezelhetővé az Ön és a Nike munkakapcsolata. Ez magában foglalja:

• az Ön ledolgozott óráira és távolléteire vonatkozó adatokat, beleértve a szabadságait, távolléteit vagy hiányzásait, utazását és mobilitását;
• a juttatásokra és segélyekre vonatkozó gazdasági és pénzügyi adatokat, többek között az Ön díjazással és juttatással összefüggő banki és bankszámlaadatait, az emelésekre és prémiumokra vonatkozó adatokat, az Ön juttatási csomagját és azon nyugdíj- vagy biztosítási programokkal kapcsolatos adatait, amelyek felkínálására országában lehetőség van;
• munkája értékelésével és teljesítményével kapcsolatos adatok, beleértve a rendszeres értékelések, felülvizsgálatok és visszajelzések részleteit, a teljesítési tervek részleteit és a szakmai fejlődéssel kapcsolatos információkat, például képzések (belső és külső képzések), kurzusok, szemináriumok és konferenciák, valamint az utánpótlás-tervezés adatai;
• az utazások és ráfordítások elszámolásához szükséges adatok, például hitelkártyaadatok és banki adatok (számlaszám, IBAN stb.), foglalások és útitervek, útlevéladatok (szám, lejárat, kiadó hatóság stb.), vízum- és bevándorlási adatok, valamint az előnyben részesített utazási módok (ülés, étrendi megszorítások, törzsutas és vállalati program tagság, ha ilyet biztosítanak);
• mobilitással, áthelyezésekkel és áttelepítéssel összefüggő adatok (akár a felvételnél, akár áthelyezés vagy munkával megbízás esetén), beleértve a családra vonatkozó részleteket, a bevándorlási státuszt és a nemzetiséget/állampolgárságot, az adóügyi és a társadalombiztosítási stb. adatokat; és
• Önnek a Nike Inc. Munkavállalói Részvényvásárlási Tervében (Employee Stock Purchase Plan, ESPP, az önkéntes ösztönzési program, lásd a 2.6 bekezdést is) való részvételére és annak a kezelésére vonatkozó adatokat, valamint a kiosztott prémiumokat, többek között az Ön kapcsolattartási adatait, nemzeti szintű adózással kapcsolatos adatait (többek között nemzeti adóazonosító számát), nemzetiségét, munkaköre megnevezését, részvényeit és beosztását, továbbá – a Munkavállalói Részvényvásárlási Terv megvalósítása, kezelése, és irányítása céljából – a vásárlások és az odaítélt, törölt, lehívott, meg (nem) szolgált vagy forgalomban lévő részvények jogcímeit.

Biztonság és védelem

• A munkavállalók biztonsága és más jogos üzleti célok (pl. veszteségek megelőzése) érdekében létesítményeink CCTV-t használnak. Azok a létesítmények, amelyek CCTV megjelenítést alkalmaznak, látható jelzésekkel jelzik ezt, és amennyiben a vonatkozó törvények megkövetelik, további ezekre a gyakorlatokra vonatkozó tájékoztatást bocsátunk rendelkezésére. Ezért előfordulhat, hogy azokban a létesítményekben felhasználjuk a kamerák felvételeit vagy a rögzített anyagokat a Nike jogos érdekeinek védelmében vagy a jog által biztosított jogai védelme érdekében, a vonatkozó törvény által engedélyezetteknek megfelelően.
• Ezenkívül a munkahelyi egészségvédelemmel és biztonsággal kapcsolatos személyi adatokat is kezelünk a munkahelyeken, többek között az elérhetőségeket és a személyes adatokat (például a jogosítvány adatait), illetve a balesetek, sérülések és bármely gyógykezelés leírását.
• A Nike eszközeinek, technológiájának és hálózatának az Ön általi használatára vonatkozó adatokat is kezelünk jogos érdekeink, valamint információs és információtechnológiai rendszereink biztonságának elősegítése érdekében. Ezen gyakorlatokkal kapcsolatos további tájékoztatást a Nike elektronikus kommunikációra vonatkozó szabályzatában talál.
• Kivételes esetekben is szükségünk lehet személyes adatai kezelésére, ha életbevágóan fontos érdekeit védjük ezzel, például, ha munkahelyen vagy üzleti út során baleset következik be.

Kilépés – Személyes adatokat gyűjtünk és kezelünk kilépéskor a munkavállalói jogviszony lezárásához, valamint azért, hogy eleget tehessünk jogi kötelezettségeinknek. Ebbe a körbe tartoznak a nyugdíjazással és a felmondással kapcsolatos adatok, például a nyugdíjba vonulás, lemondás, leépítés/átszervezés adatai, beleértve a felmondási időt, a felmondás dátumát, a távozás és felmondás okát, és a nyugdíjazás és a nyugdíj adminisztratív intézkedéseit.

Önkéntes programok – Időnként felajánlhatunk önkéntes munkavállalói programokban való részvételt, az ezekben való részvételről Ön szabadon dönthet, és ezek is személyes adatok kezelésével járnak.

Érzékeny adatok kezelése – A belépés és munkavállalói jogviszonya során gyűjthetünk Önről érzékeny személyi adatokat, amelyekre a vonatkozó törvényben megszabott feltételek vonatkoznak. Előfordulhat például, hogy meg kell adnia nekünk vagy üzemorvosunknak azokat az egészségügyi adatokat, amelyek lehetővé teszik, hogy a betegség, a munkaképtelenség vagy a mozgáskorlátozottság kérdésköreit kezelni tudjunk. Bizonyos országokban, ahol törvény írja elő vagy engedélyezi, Ön önkéntes alapon megadhat faji, etnikai, vallási vagy szexuális irányultságára vonatkozó adatokat is, a sokféleséggel és az esélyegyenlőséggel összefüggő célok kapcsán. Az érzékeny adatok gyűjtése amiatt is szükségessé válhat, hogy eleget tegyünk a ránk vonatkozó helyi előírásoknak a munkavállalás és a társadalombiztosítás területén, valamint a társadalmi védőhálóra vonatkozó törvénynek (pl. bérből levont zálogok, adószám vagy társadalombiztosítási azonosító jel).

Egyéb jogos üzleti célok – Szükségünk lehet az Ön személyes adatainak felhasználására saját jogos üzleti céljaink érdekében, esetleges vizsgálatok lefolytatására, a Nike jogi érdekeinek védelméhez, követelések vagy keresetek benyújtásához, és az igazságügyi és szabályozási rendelkezések szerinti megfelelőséghez. Szintén szükségünk lehet fegyelmi és panaszos ügyek nyilvántartására (például vádakra, vizsgálatokra vagy ellenőrzésekre vonatkozó feljegyzések), a törvény által megengedett vagy megkövetelt módon. A személyes adatok kezelését a Nike Etikai kódexének („Inside the Lines”) megfelelően végezzük a Nike Alertline rendszerének üzemeltetéséhez szükséges módon.

A személyes adatok forrásai

Törekszünk arra, hogy a személyes adatokat közvetlenül Öntől kapjuk meg, hogy az adatok pontos, naprakészek és relevánsak legyenek. Személyes adatok gyűjtésére kerülhet sor a munkakör betöltésére jelentkezés során, a munkavállaló belépésének folyamata során, illetve a munkavállalás ideje alatt alkalomszerűen.

Az Ön felettesétől is kaphatunk személyes adatokat (például a teljesítményéről vagy az éves felülvizsgálatokról) vagy más kollégáitól (például a rendszeres felülvizsgálatokkal, értékelésekkel összefüggésben, illetve fegyelmi ügyek kivizsgálása idején). Időről időre kaphatunk Önre vonatkozó személyes adatokat más harmadik felektől, például ügyfelektől, áruházi partnerektől, a lakosságtól és a szabályozó hatóságoktól.

Személyes adatok közzététele

Személyes adatait megosztjuk a Nike más szervezeteivel adminisztráció céljából, amennyiben erre van szükség globális folyamatok működtetéséhez, csoportszintű jelentések elkészítéséhez, illetve felsővezetők felvételére vagy előléptetésére vonatkozó döntések meghozatalánál humánpolitikai tevékenységünk adminisztrációjához fűződő jogos érdekeinkre alapozva. Az ilyen adminisztrációt rendszerint az Ázsiát, Európát és a világ többi részét kiszolgáló HR Direct szolgáltatási központjaink végzik, amelyek földrajzilag Szingapúrban (Nike Trading Company B.V., a szingapúri fiók), Hollandiában (Nike European Operations Netherlands B.V.) és az Egyesült Államokban (Nike, Inc.) találhatók.

Globális vállalatként a Nike szolgáltatókra, valamint termékeket és szolgáltatásokat nyújtó beszállítókra támaszkodik; a fentiekben vázolt célkitűzések elérése érdekében személyes adatait átadjuk ezeknek a harmadik feleknek a szükség esetén harmadik felek bevonásához fűződő jogos érdekeink alapján. Ezek közé soroljuk a könyvelőket, ügyvédi irodákat és jogi szolgáltatókat, az adóügyi vagy pénzügyi szakembereket, bérszámfejtést szolgáltatókat és juttatásokat biztosítókat, költöztető cégeket, a nyugdíjjal és biztosítással foglalkozó vállalatokat, az emberi erőforrások terület szakembereit, tanácsadókat, vállalkozókat, az informatikai támogatást és tárhelyet biztosítókat. Számos globális HR szolgáltatónk az USA-ban vagy más, az Ön foglalkoztatási helyétől eltérő országban székel.

Harmadik félnek minősülő szolgáltatóink hozzáférhetnek személyes adataihoz bizonyos feladatok elvégzése érdekében, vagy a Nike munkavállalói által használt „felhőalapú” megoldás részeként tárolhatják személyes adatait. A Nike harmadik fél szolgáltatókat alkalmaz arra, hogy megfelelő garanciákat nyújtson személyes adatai védelmére vonatkozóan. Minden beszállító átesik a Nike beszállítói kockázatelemzésén. A Nike szerződéses követelményként írja elő a harmadik fél szolgáltatók számára azt, hogy a vonatkozó törvényekkel összhangban valósítsák meg a megfelelő adatbiztonsági és titoktartási kötelezettségeket.

Némelyik harmadik fél, amelynek átadhatunk személyes adatokat, például egészségügyi szolgáltatók és nyugdíjalapok vagyonkezelői saját jogon is adatkezelőknek számítanak, és személyes adatai felhasználásának módját illetően ezek saját adatkezelési szabályzatait kell megtekintenie.

Szükség lehet személyes adatai harmadik feleknek történő átadására bíróságok, szabályozó hatóságok, kormányzati szervek, jogi eljárások részesei vagy közhatalmi szervek határozataira vagy igényléseire adott válaszként, illetve a szabályozási követelmények szerinti megfelelőség eléréséhez.

Vállalati tranzakció fontolóra vételével, megtárgyalásával vagy lezárásával, illetve a Nike eszközállományának bármely részét érintő átszervezéssel kapcsolatban személyes adatait átadhatjuk tanácsadóknak, tranzakciós partnerjelöltjeinknek vagy érdekelt harmadik feleknek.

Határokon átnyúló adattovábbítások

Üzletmenetünk globális jellege azt jelenti, hogy személyes adatait megoszthatjuk a Nike olyan más szervezeteivel, harmadik fél szolgáltatókkal vagy partnerekkel, amelyek nem abban az országban találhatók, amelyben Ön dolgozik. A belső adminisztráció céljából személyes adatait a Nike Egyesült Államokban található szerverein fogjuk tárolni vagy más olyan adatbázisokban, amelyeket a Nike emberi erőforrás osztályai helyi vagy regionális szinten használnak. Személyes adatai és saját rendszereink integritásának fenntartása érdekében biztonsági másolatokat is készítünk, az Ön földrajzi helyétől függően.

A Csoporton belül megkötött adattovábbítási megállapodás(ok)ra támaszkodunk annak biztosítása érdekében, hogy személyes adatai megfelelő szintű védelmet kapjanak a Nike valamennyi szervezete esetében. A vonatkozó törvényeknek megfelelően adattovábbítási megállapodásokat kötünk szolgáltatóinkkal, vagy ellenőrizzük, hogy a szolgáltatóink rendelkeznek-e tanúsítvánnyal a megfelelő adatvédelmi rendszerre vonatkozóan.

A személyes adatok biztonsága

A Nike fizikai, műszaki és adminisztratív biztonsági intézkedéseket tesz, amelyeket úgy alakítottak ki, hogy védjék személyes adatait az elvesztéstől, a visszaélésektől, a megváltoztatástól, a megsemmisítéstől vagy a károsodástól. További tájékoztatásért, kérjük, tekintse meg a Nike Adatbiztonsági Programját („NISP”). Észszerű intézkedéseket teszünk annak biztosítása érdekében, hogy a biztonsági szint megfeleljen a személyes adatok kezeléséhez társuló kockázati szintnek.

A hozzáférés szabályozását is megvalósítjuk annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatokhoz való hozzáférés a Nike azon munkatársaira korlátozódjon, akiknek erre feladataik teljesítése érdekében szükségük van.

A személyes adatok megőrzése

Addig őrizzük meg a munkavállalók személyes adatait, amíg az szükséges a gyűjtéskor kitűzött cél eléréséhez. Bizonyos esetekben jogi vagy szabályozásokból eredő kötelezettségek előírják számunkra meghatározott feljegyzések megadott időtartamon át történő megőrzését, és előfordulhat, hogy ez tovább tart, mint az Ön munkaviszonyának lezárása. Más esetekben időről időre felmerülő kérdések vagy viták rendezése érdekében őrzünk meg adatokat, amennyiben a vonatkozó törvények ezt lehetővé teszik. A Nike adatmegőrzési gyakorlatára vonatkozó további tájékoztatásért, beleértve a munkavállalókra vonatkozó adatokat, kérjük, tekintse meg a Nike Adatmegőrzési Szabályzatát.

Az Önt megillető jogok

Földrajzi helyzetétől és a vonatkozó törvényektől függően megillethetik bizonyos jogok személyes adataival összefüggésben. A következőket kérheti:

• hozzáférést és másolatot az Önről tárolt személyes adatokról;
• pontatlan, hiányos vagy elavult személyes adatainak helyesbítését;
• a törvény által meghatározott esetekben a személyes adatok törlését, például, ha már nincs szükség arra, hogy rendelkezzünk az Ön személyes adataival;
• személyes adatai felhasználásának korlátozását a törvény által meghatározott esetekben, például amíg mi fontolóra veszünk egy Ön által beadott ajánlatot;
• az általunk a munkaszerződése alapján kezelt személyes adatok exportálását és egy másik vállalat számára történő továbbítását, amennyiben technikailag erre van mód;

Szintén jogában áll kifogást emelni személyes adatai kezelése ellen saját helyzetével kapcsolatos okokból, és vissza is vonhatja korábbi beleegyezését. Ezek a jogok nem abszolút jogok.

A vonatkozó törvényben meghatározott mértékben fogunk eleget tenni kérésének, figyelembe véve minden alkalmazandó időkeretet és kivételt.

Tanácsadást igényelhet vagy panaszt nyújthat be az országában működő felügyelő hatóságnál.

Elérhetőségi adatok

Ha bármilyen kérdése van a jelen Szabályzattal kapcsolatban, vagy jogaival kíván élni, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a helyi humán erőforrásokért felelős vezetővel. Felveheti a kapcsolatot a Nike Adatvédelmi Irodájával vagy adatvédelmi tisztviselőjével is e-mailben: privacy.office@nike.com.