KEBIJAKAN PRIVASI KARYAWAN GLOBAL NIKE
Tanggal: Januari 2019
Nike mengumpulkan dan memproses Informasi Pribadi yang Anda berikan kepada kami sebagai bagian dari proses orientasi karyawan kami. Kami juga mengumpulkan dan memproses jenis Informasi Pribadi tambahan tentang Anda selama masa kerja Anda dengan Nike untuk melaksanakan program sumber daya manusia kami, mematuhi kontrak kerja dan hukum yang berlaku dalam bidang ketenagakerjaan, jaminan sosial, kesehatan dan keselamatan di tempat kerja, serta mengelola partisipasi Anda dalam program karyawan sukarela.
Informasi Pribadi Anda dapat disimpan dalam basis data Nike di Amerika Serikat dan mungkin diproses oleh penyedia layanan pihak ketiga yang bertindak atas nama Nike. Apabila Anda ingin mengakses, menghapus, memperbaiki Informasi Pribadi Anda, atau menggunakan hak lain yang mungkin Anda miliki berdasarkan Kebijakan ini, hubungi manajer SDM setempat Anda secara langsung. Anda juga dapat menghubungi Kantor Privasi atau Pejabat Perlindungan Data Nike melalui email ke privacy.office@nike.com.
Pendahuluan dan Ruang Lingkup
Nike Inc., Converse Inc., afiliasi mereka, termasuk perusahaan Anda (secara bersama-sama disebut “Nike”, “kami”) menghargai privasi Anda. Kami berkomitmen untuk memproses Informasi Pribadi karyawan kami sesuai dengan hukum yang berlaku dan kebijakan Nike. Untuk tujuan Kebijakan ini, “Informasi Pribadi” berarti setiap informasi yang berhubungan dengan orang perseorangan yang telah diidentifikasi atau dapat diidentifikasi.
Kebijakan Privasi Karyawan (“Kebijakan”) ini menerangkan jenis Informasi Pribadi yang kami kumpulkan dan proses tentang karyawan kami, cara kami menggunakan Informasi Pribadi, dengan siapa kami membagikannya, berapa lama kami menyimpannya, dan hak Anda terkait Informasi Pribadi Anda. Kebijakan ini juga menjelaskan langkah yang diambil untuk menjaga Informasi Pribadi serta cara karyawan dapat menghubungi kami tentang praktik privasi dan mengajukan pertanyaan. Entitas yang bertanggung jawab atas pengumpulan dan pemrosesan Informasi Pribadi Anda adalah perusahaan perekrut (employer of record) Anda. Anda dapat mengakses perincian lengkap perusahaan Anda dengan mengacu pada kontrak kerja Anda atau menghubungi HRDirect.
Kebijakan ini berlaku untuk karyawan saat ini dan mantan karyawan serta karyawan magang Nike (secara bersama-sama disebut “karyawan”). Apabila Anda adalah Karyawan Sementara Eksternal (External Temporary Worker atau “ETW”) atau kontraktor independen yang menyediakan layanan bagi Nike, hubungi perusahaan langsung Anda untuk mengetahui praktik perlindungan data mereka.
Nike dapat menyediakan pemberitahuan dan kebijakan perlindungan data atau privasi tambahan untuk karyawan dalam fungsi khusus, jika diperlukan. Nike juga dapat menyediakan kebijakan perlindungan data atau privasi tambahan dalam yurisdiksi tempat hal ini diwajibkan demi mematuhi hukum setempat.
Kebijakan ini berlaku di samping kebijakan perusahaan Nike lainnya, termasuk Pedoman Perilaku (“Inside the Lines”) Nike, Kebijakan Komunikasi Elektronik, Kebijakan Media Sosial, serta Kebijakan Privasi Pelamar Nike, yang tersedia di Zero.
Jenis Informasi Pribadi yang Kami Kumpulkan dan Cara Kami Menggunakannya
Kami mengumpulkan dan memproses Informasi Pribadi tentang Anda sejauh diperlukan untuk mengelola ketentuan perjanjian kerja Anda serta mematuhi kewajiban hukum yang mengatur kami. Ini termasuk pembelaan hukum dan kepatuhan Nike terhadap undang-undang pajak, keuangan, ketenagakerjaan, serta jaminan sosial, atau undang-undang dan putusan pemerintah yang mewajibkan pengungkapan data kepada otoritas yang berwenang sesuai dengan hukum atau perintah pengadilan yang berlaku. Kami juga memproses Informasi Pribadi Anda demi kepentingan bisnis sah Nike. Saat memproses Informasi Pribadi untuk kepentingan sah kami, kami mengambil langkah yang sesuai untuk memastikan kepentingan yang kami penuhi seimbang dengan kepentingan, hak, dan kebebasan Anda, yang akan dengan senang hati dijelaskan sesuai permintaan Anda. Kami menggunakan metode manual dan otomatis dalam memproses Informasi Pribadi Anda.
Orientasi– Kami mengumpulkan dan memproses Informasi Pribadi Anda melalui proses orientasi untuk menetapkan serta menjalankan hubungan kerja Anda dan untuk mematuhi kewajiban hukum yang mengatur kami. Hal ini termasuk:
- informasi yang Anda berikan kepada kami selama proses perekrutan, termasuk resume atau curriculum vitae Anda, formulir lamaran, riwayat kerja, pendidikan, strata, catatan akademis, bahasa dan kualifikasi, rujukan, dan setiap lisensi profesional, keanggotaan, maupun sertifikat;
- informasi kontak dasar Anda, termasuk nama, alamat, nomor telepon (rumah, ponsel, kantor), alamat email, kependudukan/kewarganegaraan, tanggal dan tempat lahir, jenis kelamin, informasi izin kerja Anda, jika ada;
- tanda pengenal yang diterbitkan pemerintah sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku, seperti perincian identitas kependudukan, nomor identifikasi pajak, nomor jaminan sosial atau nomor asuransi nasional, nomor paspor, dan, jika diwajibkan untuk pekerjaan Anda, nomor surat izin mengemudi Anda;
- perincian bank dan keuangan Anda untuk tujuan penggajian/pemberian upah, seperti gaji Anda, remunerasi lainnya, nomor IBAN atau nomor rekening bank Anda, nama bank, dan perinciannya;
- informasi tentang pekerjaan dan jabatan Anda, termasuk nomor identifikasi karyawan, nomor lencana, jabatan dan deskripsi pekerjaan, departemen dan manajer, alur pelaporan, lokasi kerja, pusat biaya, unit atau kelompok bisnis, status kerja seperti paruh waktu atau penuh waktu, jam kerja, masa percobaan jika ada, dan jangka waktu kontrak kerja;
- informasi untuk menggunakan jaringan dan perangkat perusahaan jika ada, seperti nama pengguna, kata sandi, perincian kontak, nomor telepon kerja, dan data perangkat (komputer, telepon, nomor ID tablet), foto perusahaan, jika disediakan; dan
- informasi tentang kehidupan pribadi atau keluarga Anda, termasuk status pernikahan, tanggungan, pewaris dan pasangan, serta informasi kontak darurat.
- Kami dapat menyimpan informasi yang dikumpulkan saat kami melaksanakan verifikasi prakerja atas identitas, alamat, atau rujukan Anda dan, sejauh diizinkan hukum setempat, verifikasi pemeriksaan latar belakang (termasuk data kriminal atau yudisial) tentang Anda, sesuai dengan Kebijakan Pemeriksaan Latar Belakang Nike.
Manajemen sumber daya manusia – Selain itu, kami mengumpulkan Informasi Pribadi yang dihasilkan selama masa kerja Anda karena hal ini diperlukan untuk pelaksanaan kontrak Anda dan membantu mengelola hubungan kerja Anda dengan Nike. Ini meliputi
- informasi tentang jam kerja dan cuti Anda, termasuk kehadiran, liburan, cuti atau absen, perjalanan dan tugas luar;
- informasi ekonomi dan keuangan untuk kompensasi dan tunjangan, termasuk perincian perbankan dan rekening Anda untuk remunerasi dan kompensasi, informasi tentang kenaikan gaji dan bonus, paket tunjangan serta informasi dan perincian terkait pensiun atau program asuransi yang mungkin ditawarkan di negara Anda;
- informasi terkait evaluasi dan performa pekerjaan Anda, termasuk perincian evaluasi berkala, peninjauan dan umpan balik, perincian tentang rencana pelaksanaan, dan informasi yang terkait dengan pengembangan profesional, seperti pelatihan (internal maupun eksternal), kursus, seminar dan konferensi, dan informasi perencanaan suksesi;
- informasi yang dikumpulkan untuk keperluan perjalanan dan pengeluaran, seperti kartu kredit, perincian bank (nomor rekening, IBAN, dll.), perincian pemesanan dan rencana perjalanan, informasi paspor (nomor, kedaluwarsa, otoritas penerbit, dll.), serta informasi visa dan imigrasi, serta preferensi perjalanan (preferensi tempat duduk, pembatasan menu makanan, penerbangan rutin, dan keanggotaan perusahaan, jika tersedia);
- informasi terkait mobilitas, transfer, dan relokasi (pada saat perekrutan atau sebagai bagian dari transfer atau penugasan kerja), termasuk perincian keluarga, status imigrasi dan kebangsaan/kewarganegaraan, informasi pajak dan jaminan sosial, dll.
- informasi tentang partisipasi Anda dan administrasi Rencana Pembelian Saham Karyawan Nike Inc. (ESPP – yang merupakan program insentif sukarela, lihat ayat 2.6) dan hibah bonus, termasuk informasi kontak Anda, informasi pajak nasional (termasuk tanda pengenal nasional), kewarganegaraan, jabatan, saham dan posisi, perincian pembelian dan hak saham yang diberikan, dibatalkan, dilaksanakan, (tidak) diberikan atau diloloskan, guna melaksanakan, mengelola, dan mengelola ESPP.
Keselamatan dan Keamanan
Fasilitas kami menggunakan CCTV untuk keselamatan karyawan, keamanan, dan tujuan bisnis lain yang sah (misalnya pencegahan kehilangan). Fasilitas yang menggunakan CCTV menampilkan papan nama yang terlihat dan kami menyediakan informasi tambahan mengenai praktik ini jika diwajibkan oleh hukum yang berlaku. Oleh karena itu, kami mungkin perlu menggunakan rekaman kamera atau rekaman di fasilitas tersebut untuk melindungi kepentingan sah atau membela hak hukum Nike sebagaimana diizinkan oleh hukum yang berlaku.
Kami juga memproses Informasi Pribadi yang terkait dengan perlindungan kesehatan dan keselamatan karyawan di tempat kerja, termasuk perincian kontak dan Informasi Pribadi (seperti perincian surat izin mengemudi) dan deskripsi kecelakaan atau cedera dan perbaikan apa pun.
Selain itu, kami memproses informasi tentang penggunaan perangkat, teknologi, dan jaringan Nike dari Anda untuk memenuhi kepentingan sah kami dalam pengamanan informasi dan sistem informasi kami. Informasi lebih lanjut tentang praktik ini dijelaskan dalam Kebijakan Komunikasi Elektronik Nike.
Dalam kasus luar biasa, kami mungkin perlu memproses Informasi Pribadi Anda jika diperlukan untuk melindungi kepentingan vital Anda, misalnya jika terjadi kecelakaan di tempat kerja atau selama perjalanan bisnis.
Proses keluar dari perusahaan – Kami mengumpulkan dan memproses Informasi Pribadi selama proses keluar dari perusahaan untuk menyelesaikan hubungan kerja serta mematuhi kewajiban hukum kami. Ini termasuk informasi terkait pensiun dan pemecatan, seperti perincian pensiun, pengunduran diri, PHK/reorganisasi, termasuk periode pemberitahuan, tanggal pemecatan, alasan pengunduran diri dan pemecatan, pensiun, dan pengaturan administrasi pensiun.
Program Sukarela - Dari waktu ke waktu, kami dapat menawarkan program karyawan sukarela yang memproses Informasi Pribadi tempat Anda dapat bebas menyetujui partisipasi.
Pemrosesan data sensitif –Selama orientasi dan sepanjang hubungan kerja Anda, kami dapat mengumpulkan Informasi Pribadi sensitif sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Misalnya, Anda mungkin perlu memberi kami atau dokter perusahaan kami informasi medis untuk memungkinkan kami mengelola masalah penyakit, ketidakmampuan, atau disabilitas. Di beberapa negara, Anda dapat secara sukarela memberi kami informasi ras, etnis, agama, atau orientasi seksual Anda untuk tujuan keragaman dan kesetaraan kesempatan, serta jika diwajibkan atau diizinkan oleh hukum. Kami mungkin juga mewajibkan pengumpulan data sensitif untuk mematuhi persyaratan hukum dalam bidang ketenagakerjaan, jaminan sosial, dan hukum perlindungan sosial (misalnya gadai upah, pajak, atau nomor jaminan sosial).
Tujuan bisnis lain yang sah – Kami mungkin perlu menggunakan Informasi Pribadi Anda berdasarkan kepentingan sah kami sebagaimana diperlukan untuk melakukan penyelidikan, membela kepentingan hukum Nike, memproses klaim atau litigasi, dan mematuhi perintah pengadilan atau regulasi. Kami juga mungkin perlu menyimpan catatan tindakan disiplin dan pengaduan (misalnya catatan dugaan, penyelidikan, atau audit), sebagaimana diizinkan atau diwajibkan oleh hukum. Kami memproses Informasi Pribadi sebagaimana diperlukan untuk mengoperasikan Alertline Nike sesuai dengan Pedoman Perilaku (“Inside the Lines”) Nike.
Sumber Informasi Pribadi
Kami berupaya memperoleh Informasi Pribadi langsung dari Anda agar tetap akurat, terbaru, dan relevan. Pengumpulan Informasi Pribadi dapat terjadi selama proses lamaran kerja, selama proses orientasi karyawan, atau secara khusus selama masa kerja Anda.
Kami juga menerima Informasi Pribadi tentang Anda dari manajer lini Anda (misalnya untuk peninjauan performa atau tahunan) atau dari rekan kerja lain (misalnya dalam konteks peninjauan berkala, evaluasi, atau pelaksanaan penyelidikan disiplin). Dari waktu ke waktu, kami dapat menerima Informasi Pribadi tentang Anda dari pihak ketiga lainnya, misalnya klien, mitra toko, anggota masyarakat, dan badan regulasi.
Pengungkapan Informasi Pribadi
Kami membagikan Informasi Pribadi Anda dengan entitas Nike lainnya untuk keperluan administrasi jika diwajibkan untuk menjalankan proses global, melakukan pelaporan di seluruh grup, atau mengambil keputusan tentang perekrutan atau promosi senior berdasarkan kepentingan sah kami untuk mengelola operasi SDM kami. Ini biasanya dikelola oleh pusat layanan HR Direct kami yang melayani Asia, Eropa, dan global; masing-masing berlokasi di Singapura (Nike Trading Company B.V., Cabang Singapura), Belanda (Nike European Operations Netherlands B.V.), dan Amerika Serikat (Nike, Inc.).
Sebagai perusahaan global, Nike mengandalkan penyedia layanan dan vendor yang menyediakan produk serta layanan; Informasi Pribadi Anda akan diungkapkan kepada pihak ketiga tersebut berdasarkan kepentingan sah kami untuk melibatkan pihak ketiga jika diperlukan guna mencapai tujuan yang diuraikan di atas. Pihak ketiga tersebut termasuk akuntan, firma hukum dan penyedia layanan hukum, tenaga profesional pajak atau keuangan, penyedia layanan penggajian dan tunjangan, perusahaan relokasi, perusahaan pensiun dan asuransi, ahli sumber daya manusia, konsultan, kontraktor, dukungan TI, dan penyedia penyimpanan. Banyak penyedia layanan SDM global kami yang berlokasi di A.S. dan di luar negara tempat Anda bekerja.
Penyedia layanan pihak ketiga kami mungkin memiliki akses ke Informasi Pribadi Anda untuk melaksanakan fungsi tertentu, atau dapat menyediakan hosting untuk Informasi Pribadi Anda sebagai bagian dari solusi “berbasis cloud” yang digunakan oleh karyawan Nike. Nike menggunakan penyedia layanan pihak ketiga yang menjamin perlindungan Informasi Pribadi Anda secara memadai. Semua vendor harus melalui penilaian risiko vendor Nike. Nike mewajibkan penyedia layanan pihak ketiga melalui kontrak untuk menerapkan kewajiban keamanan dan kerahasiaan data yang sesuai, sesuai dengan hukum yang berlaku.
Sejumlah pihak ketiga yang menerima Informasi Pribadi Anda dari kami, misalnya penyedia layanan asuransi kesehatan dan wali amanat skema pensiun, memiliki pengawas data atas hak mereka sendiri, dan Anda harus membaca sendiri kebijakan privasi mereka sehubungan dengan cara mereka dalam menggunakan Informasi Pribadi Anda.
Kami mungkin diwajibkan untuk mengungkapkan Informasi Pribadi Anda kepada pihak ketiga guna memenuhi perintah atau permintaan pengadilan, regulator, badan pemerintah, otoritas yang mengambil tindakan hukum atau otoritas publik, atau untuk memenuhi persyaratan peraturan.
Informasi Pribadi Anda juga dapat diungkapkan kepada penasihat, calon mitra transaksi, atau pihak ketiga yang tertarik sehubungan dengan pertimbangan, negosiasi, atau penyelesaian transaksi perusahaan atau restrukturisasi bisnis atau aset dari bagian Nike mana pun.
Pemindahan Data Lintas Negara
Karena bisnis kami bersifat global, Informasi Pribadi Anda dapat diungkapkan kepada entitas Nike atau penyedia layanan atau mitra pihak ketiga yang terletak di luar negara tempat Anda bekerja. Untuk tujuan administrasi internal, Informasi Pribadi Anda akan disimpan di server Nike di Amerika Serikat atau basis data lain yang digunakan oleh departemen sumber daya manusia Nike setempat ataupun regional. Kami juga menggunakan pencadangan untuk menjaga integritas Informasi Pribadi Anda dan sistem kami, tergantung pada lokasi Anda.
Kami mengandalkan Perjanjian(-perjanjian) Pemindahan Data Intragrup untuk memastikan Informasi Pribadi Anda menerima tingkat perlindungan yang memadai di seluruh entitas Nike. Sesuai dengan hukum yang berlaku, kami menandatangani perjanjian pemindahan data dengan penyedia layanan kami atau memverifikasi bahwa penyedia layanan kami telah mendapatkan sertifikasi berdasarkan skema perlindungan data yang sesuai.
Keamanan Informasi Pribadi
Nike menerapkan langkah keamanan fisik, teknis, dan administratif yang dirancang untuk melindungi Informasi Pribadi Anda dari kehilangan, penyalahgunaan, perubahan, pemusnahan, atau kerusakan. Baca Program Keamanan Informasi Nike (Nike’s Information Security Program atau “NISP”) untuk informasi lebih lanjut. Kami melakukan upaya wajar untuk memastikan tingkat keamanan sesuai dengan risiko yang berhubungan dengan pemrosesan Informasi Pribadi.
Kami juga menerapkan kendali akses untuk menjamin akses ke Informasi Pribadi terbatas pada personel Nike yang perlu mengaksesnya guna menjalankan tugas mereka.
Penyimpanan Informasi Pribadi
Kami menyimpan Informasi Pribadi karyawan selama diperlukan untuk memenuhi tujuan pengumpulannya. Pada kasus tertentu, kewajiban regulasi atau hukum mewajibkan kami untuk menyimpan catatan tertentu selama periode waktu yang ditentukan, termasuk setelah berakhirnya hubungan kerja Anda. Pada kasus lain, kami menyimpan catatan untuk menyelesaikan pertanyaan atau sengketa yang dapat muncul dari waktu ke waktu dan jika diizinkan oleh hukum yang berlaku. Untuk informasi lebih lanjut tentang praktik penyimpanan data Nike, termasuk sehubungan dengan catatan karyawan, bacalah Kebijakan Penyimpanan Catatan Nike.
Hak Anda
Tergantung pada lokasi global Anda dan hukum yang berlaku, Anda dapat memiliki hak tertentu sehubungan dengan Informasi Pribadi Anda. Anda dapat meminta:
- akses dan mendapatkan salinan Informasi Pribadi Anda yang kami simpan;
- perbaikan Informasi Pribadi Anda yang tidak akurat, tidak lengkap, atau kedaluwarsa;
- penghapusan Informasi Pribadi dalam keadaan tertentu sesuai dengan ketentuan hukum, seperti jika kami tidak lagi memerlukan Informasi Pribadi Anda;
- pembatasan penggunaan Informasi Pribadi Anda dalam keadaan tertentu sesuai dengan ketentuan hukum, seperti saat kami mempertimbangkan permintaan lain yang telah Anda kirimkan;
- ekspor Informasi Pribadi yang kami proses berdasarkan kontrak kerja Anda dan mengirimkannya ke perusahaan lain yang memungkinkan secara teknis;
Anda juga berhak mengajukan keberatan terhadap pemrosesan Informasi Pribadi dengan alasan terkait situasi tertentu yang Anda alami dan dapat menarik persetujuan Anda, jika Anda telah memberikan persetujuan sebelumnya. Hak tersebut tidak bersifat mutlak.
Kami akan memenuhi permintaan Anda hingga sejauh diwajibkan oleh hukum yang berlaku dengan memperhitungkan jangka waktu dan pengecualian yang berlaku.
Anda juga dapat berkonsultasi atau mengajukan keluhan dengan otoritas pengawasan di negara Anda.
Informasi Kontak
Apabila Anda memiliki pertanyaan terkait Kebijakan ini atau ingin menggunakan hak Anda, hubungi manajer SDM setempat Anda. Anda juga dapat menghubungi Kantor Privasi atau Pejabat Perlindungan Data Nike melalui email ke privacy.office@nike.com.