GLOBAL PERSONVERNERKLÆRING FOR NIKE-ANSATTE

Dato: Mai 2018

Nike samler inn og behandler personopplysningene du gir oss som en del av vår ansettelsesinnføringsprosess. Vi samler òg inn og behandler andre typer Personopplysninger om deg gjennom ditt ansettelsesforhold hos Nike for å administrere vårt personalforvaltningsprogram, for å etterleve ansettelseskontrakter og gjeldende lovverk innen områdene ansettelse, sosialforsikring, helse og sikkerhet på arbeidsplassen og for å forvalte din deltakelse i frivillige programmer for ansatte.

Personopplysningene dine vil kunne bli lagret i Nikes database i USA, og vil kunne bli behandlet av tredjepartstjenesteleverandører som virker på Nikes vegne. Hvis du ønsker å aksessere, slette, korrigere personopplysningene dine eller utøve eventuelle andre rettigheter du måtte ha i henhold til denne erklæringen, skal du kontakte din lokale personalforvaltningsleder direkte. Du skal i tillegg kunne kontakte Nikes personvernkontor eller personvernombud ved å sende e-post til privacy.office@nike.com.

Innledning og omfang

Nike Inc., Converse Inc., Hurley International LLC, dets tilknyttede selskaper, herunder din arbeidsgiver (samlet «Nike», «vi», «vår»/«vårt»/«våre») respekterer personvernet ditt. Vi er opptatt av å behandle våre ansattes personopplysninger i samsvar med gjeldende lovverk og Nikes prinsipper. I relasjon til denne erklæringen betyr «personopplysninger» enhver informasjon relatert til en identifisert eller identifiserbar, fysisk person.

Denne personvernerklæringen for ansatte («erklæring») beskriver de typer personopplysninger vi samler inn og behandler vedrørende våre ansatte, hvordan vi bruker personopplysningene, hvem vi deler dem med, hvor lenge vi beholder dem og dine rettigheter relatert til dine personopplysninger. Denne erklæringen beskriver òg tiltakene vi igangsetter for å trygge personopplysningene, og hvordan de ansatte kan kontakte oss om vår personvernpraksis og i tilfelle spørsmål. Enheten ansvarlig for innsamlingen og behandlingen av personopplysningene dine, er din registrerte arbeidsgiver. Du kan aksessere alle detaljene om din arbeidsgiver ved å sjekke ansettelseskontrakten din eller ved å henvende deg direkte til HRDirect.

Denne erklæringen gjelder for nåværende og tidligere ansatte og kandidater hos Nike (samlet «ansatte»). Hvis du er en ekstern, midlertidig arbeidstaker («ETW» [External Temporary Worker]) eller en selvstendig entreprenør som leverer tjenester til Nike, skal du kontakte din direktearbeidsgiver for å spørre om dennes datavernpraksis.

Nike skal kunne besørge meldinger om ekstra personvern og erklæringer til de ansatte i spesifikke funksjoner, hvis aktuelt. Nike skal òg kunne besørge erklæringer om ekstra personvern eller datavern i jurisdiksjoner der dette er påkrevd for å etterleve lokalt lovverk.

Denne erklæringen gjelder i tillegg til alle andre Nikes bedriftserklæringer, herunder Nikes adferdsprinsipper («Inside the Lines»), erklæring om elektronisk kommunikasjon, erklæring om sosiale medier og gjeldende personvernerklæring, tilgjengelig på Zero.

Typer personopplysninger vi samler inn, og hvordan vi bruker dem

Vi samler inn og behandler personopplysninger om deg i den utstrekning det er nødvendig for å administrere bestemmelsene i ansettelsesavtalen din og for å etterleve de rettslige forpliktelsene vi er underlagt. Dette omfatter Nikes rettslige forsvar og etterlevelse av lover om skatt, finans, arbeid og sosialforsikring eller lover og beslutninger som krever fremlegging av opplysninger til kompetente myndigheter i samsvar med gjeldende lovverk eller domstolbeslutninger. Vi behandler òg personopplysningene dine for å fremme Nikes legitime forretningsvirksomhetsinteresser. Når personopplysninger behandles for våre legitime interesser, iverksetter vi egnede tiltak for å sikre at de interessene vi etterstreber, veies opp mot dine interesser, rettigheter og friheter, som vi vil være glade for å forklare deg hvis du ber om det. Vi bruker manuelle eller automatiserte metoder for å behandle personopplysningene dine.

Ansettelsesinnføring – vi samler inn og behandler personopplysningene dine gjennom ansettelsesinnføringsprosessen for å utforme og administrere ditt ansettelsesforhold og for å etterleve de rettslige forpliktelsene som vi er underlagt. Dette inkluderer:

• informasjonen du ga oss under rekrutteringsprosessen, herunder ditt livsløp eller curriculum vitae, søknadsskjemaer, arbeidshistorie, utdanning, grader, akademiske opptegnelser, språk og kvalifikasjoner, referanser og eventuelle, profesjonelle lisenser, medlemskap eller sertifiseringer,
• din grunnleggende kontaktinformasjon, herunder ditt navn, din adresse, dine telefonnummer (hjemme, mobil, arbeidssted), din e-postadresse, arbeidstillatelsesinformasjon hvis aktuelt,
• dine offentlig utstedte identifikatorer betinget av vilkårene i gjeldende lovverk, slik som dine nasjonale ID-detaljer, skatteidentifikasjonsnummer og, der det er nødvendig for jobben din, ditt førerkortnummer,
• detaljer om din bank og økonomi for gasje‑/lønnsutbetalingsformål slik som din lønn, annen godtgjøring, ditt IBAN-nummer eller bankkontonummer, bankens navn og detaljer,
• informasjon om din jobb og stilling, herunder identifikasjonsnummeret for ansatte, skiltnummer, jobbtittel og ‑beskrivelse, avdeling og leder, rapporteringslinjer, arbeidssted, kostnadssenter, forretningsvirksomhetsenhet eller‑gruppe, arbeidsstatus slik som heltid eller deltid, arbeidstid, prøveperiode om det passer og ansettelseskontraktdetaljer,
• informasjon til bruk for selskapets nettverk og enheter hvis det passer, slik som brukernavn, passord, kontaktdetaljer, arbeidsstedstelefonnummer og enhetsinformasjon (ID-nummer for datamaskin, telefon, nettbrett), selskapsfoto hvis slikt finnes, og
• informasjon om ditt personlige eller familierelaterte liv, herunder ekteskapelig status, pårørende, begunstigede og partner/ektefelle og kontaktinformasjon ved nødstilfeller.
• Vi skal kunne ajourføre informasjonen vi samler inn når vi før ansettelsen gjennomfører verifikasjon av din identitet, adresse eller dine referanser og, der det er tillatt i henhold til lokalt lovverk, verifikasjonen av bakgrunnssjekker (herunder strafferelaterte eller judisielle opplysninger) om deg i samsvar med Nikes erklæring om bakgrunnssjekker.

Personalforvaltning – Videre samler vi inn personopplysninger som er generert i løpet av ansettelsen da dette der nødvendig for gjennomføringen av kontrakten din og for å hjelpe til med administrasjonen av arbeidsforholdet ditt hos Nike. Dette inkluderer

• informasjon om din arbeidstid og dine permisjoner, herunder tilstedeværelse, fridager/ferie, permisjoner eller fravær, reise og mobilitet,
• økonomiske og finansielle opplysninger for kompensasjon og goder, herunder dine bank‑ og kontodetaljer for godtgjøring og kompensasjon, informasjon om lønnsøkninger og bonuser, dine pakker med goder og informasjon og detaljer knyttet til pensjons‑ eller forsikringsprogrammer som vil kunne bli tilbudt i ditt land,
• informasjon relatert til dine arbeidsevalueringer og ‑resultater, herunder ordinære evalueringsdetaljer, betraktninger og tilbakemeldinger, detaljer om resultatplaner og informasjon knyttet til profesjonell utvikling slik som opplæring (både internt og eksternt), kurs, seminarer og konferanser og suksesjonsplanleggingsinformasjon,
• informasjon innsamlet for reise‑ og utgiftsformål slik som kredittkort, bankdetaljer (kontonummer, IBAN osv.), bestillings‑ og reiseplandetaljer, passinformasjon (nummer, utløp, utstedende myndighet osv.) og visum‑ og immigrasjonsinformasjon og reisepreferanser (setepreferanser, kostbegrensninger, flybonusmedlemskap og i foreninger),
• informasjon knyttet til mobilitet, overføringer og omplassering (enten ved engasjering eller som del av en overførings‑ eller arbeidstildeling), herunder familiedetaljer, immigrasjonsstatus og nasjonalitet/statsborgerskap, informasjon om skatt og sosialforsikring osv. og
• informasjon om din deltakelse i og administrasjon av Nike Inc. sin aksjekjøpsplan for ansatte [Employee Stock Purchase Plan] (ESPP – som er et frivillig insentivprogram, se også ledd 2.6) og bonustildelinger, herunder din kontaktinformasjon, nasjonal skatteinformasjon (herunder nasjonal identifikator), nasjonalitet, jobbtittel, aksjer og stilling, detaljer om kjøp og rettigheter til aksjer tildelt, kansellert, utøvd, ikke-tilkjent eller utestående for implementering, administrering og forvaltning av ESPP.

Sikkerhet og trygghet

• Våre fasiliteter bruker kameraovervåking for de ansattes trygghet, sikkerhet og andre legitime forretningsvirksomhetsformål (for eksempel for å hindre tap). Fasilitetene som bruker kameraovervåking, viser synlig skilting, og vi gjør tilgjengelig tilleggsinformasjon om slik praktisering der dette kreves i gjeldende lovverk. Vi kan derfor kunne trenge å bruke kamerabilder eller ‑opptak i disse fasilitetene for å beskytte de legitime interessene eller for å forsvare Nikes juridiske rettigheter slik som tillatt i gjeldende lovverk.
• Vi behandler òg personopplysninger knyttet til vernet av ansattes helse og trygghet på arbeidsplassene, herunder kontaktdetaljer og personopplysninger (slik som førerkortnummerdetaljer) og en beskrivelse av ulykkes‑ eller skadehendelse og eventuell godtgjørelse.
• I tillegg behandler vi informasjon om din bruk av Nikes enheter, teknologi og nettverk for å følge opp om vår legitime interesse i å sikre vår informasjon og våre informasjonssystemer. Mer informasjon om denne praktiseringen er beskrevet i Nikes erklæring om elektronisk kommunikasjon.
• I ekstraordinære tilfeller skal vi kunne behandle personopplysningene dine hvis det er nødvendig for å verne dine vitale interesser slik som i tilfelle det skjer en ulykke på arbeidsplassen eller under en forretningsreise.

Ansettelsesavslutning – Vi samler inn og behandler personopplysninger under ansettelsesavslutningen for å sluttbehandle ansettelsesforholdet og for å etterleve våre rettslige forpliktelser. Dette omfatter informasjon relatert til pensjonering og avslutning slik som detaljer om pensjonering, oppsigelse, permitteringer/omorganisering, herunder oppsigelsesperiode, avslutningsdato, grunnen til fratredelsen og avslutningen, pensjonering og pensjonsordninger.

Frivillige Programmer - Fra tid til annen kan det hende vi tilbyr frivillige programmer for ansatte som behandler personopplysninger, og som du frivillig skal kunne samtykke i å være med på.

Behandling av sensitive data – Under ansettelsesinnføringen og i løpet av arbeidsforholdet ditt skal vi kunne samle inn sensitive Personopplysninger underlagt bestemmelsene i gjeldende lovverk. For eksempel kan det være du må gi oss eller vår bedriftslege medisinsk informasjon som setter oss istand til å administrere saksforhold rundt sykdom, udyktighet eller funksjonshemming. I enkelte land skal du frivillig kunne gi opplysninger om din rase, etnisitet, religion eller seksuelle legning for mangfolds‑ og likemulighetsformål, og der lovverket krever eller tillater dette. Det kan òg hende vi må samle inn sensitive opplysninger for å etterleve våre rettslige krav innen området ansettelse, sosialforsikring og sosialvernlovgivning (f.eks., lønnsforskuddstrekk, skatte‑ eller sosialforsikringsnummer).

Andre legitime forretningsvirksomhetsformål – Vi vil kanskje ha behov for å bruke personopplysningene dine basert på vår legitime interesse som trengs for å gjennomføre undersøkelser, forsvare Nikes juridiske interesser, fremme krav eller innlede søksmål og etterleve judisielle eller offentlige organers bestemmelser. Det kan òg hende vi må føre disiplinær‑ og klagemålsopptegnelser (slik som opptegnelser om påstander, undersøkelser eller revisjoner) etter hva lovverket bestemmer. Vi behandler personopplysninger som trengs for å drifte Nikes Alertline i samsvar med Nikes adferdsprinsipper («Inside the Lines»).

Personopplysningskilder

Vi bestreber oss på å skaffe personopplysninger direkte fra deg for at de skal være nøyaktige, oppdaterte og relevante. Innsamling av personopplysninger skal kunne skje under jobbsøknadsprosessen, under ansettelsesinnføringsprosessen eller ad hoc i løpet av ansettelsen.

Vi får òg personopplysninger om deg fra din linjeleder (for eksempel fra resultat‑ eller årsvurderinger) eller fra andre kolleger (for eksempel i sammenheng med periodiske vurderinger, evalueringer, eller hvis det gjennomføres en disiplinærundersøkelse). Av og til kan det være vi mottar Personopplysninger om deg fra andre tredjeparter for eksempel klienter, lagringspartnere, medlemmer av offentlige og administrative organer.

Fremlegging av Personopplysninger

Vi deler Personopplysningene dine med andre Nike-enheter for administrative formål der det er nødvendig for å drive med global behandling, utføre konserndekkende rapportering eller fatte beslutninger om topplederansettelser eller forfremmelser basert på vår legitime interesse i å administrere våre personalforvaltningsvirksomheter. Dette administreres normalt av våre HR Direct-tjenestesentre som betjener Asia, Europa og resten av verden. De er henholdsvis i Singapore (Nike Trading Company B.V., Singapore Branch), Nederland (Nike European Operations Netherlands B.V.) og USA (Nike, Inc.).

Som et globalt selskap gjør Nike bruk av tjenesteleverandører og selgere som leverer produkter og tjenester. Personopplysningene dine blir fremlagt for disse tredjepartene basert på vår legitime interesse i å engasjere tredjeparter der det er nødvendig med det for øye å oppnå de målsettingene som er angitt foran. Dette omfatter regnskapsførere, advokatfirmaer og leverandører av juridiske tjenester, skatt‑ og økonomieksperter, enheter som besørger utbetaling av lønn og goder, omplasseringsselskaper, pensjons‑ og forsikringsselskaper, personalforvaltningsspesialister, konsulenter, kontraktører, leverandører av IT-støtte og lagring. Mange av våre globale leverandører av personalforvaltningstjenester befinner seg i USA. og i land utenfor det landet du er ansatt i.

Våre tredjepartstjenesteleverandører vil kunne få tilgang til personopplysningene dine for å utføre visse funksjoner, eller de skal kunne lagre Personopplysningene dine som en del av en «skybasert» løsning brukt av Nike-ansatte. Nike bruker tredjepartstjenesteleverandører som gir tilstrekkelige garantier for vernet av Personopplysningene dine. Alle leverandørene må gjennomgå Nikes vurdering av leverandørrisiko. Nike krever at tredjepartstjenesteleverandører inngår kontrakt om å implementere egnede datasikkerhets‑ og konfidensialitetsforpliktelser i henhold til gjeldende lovverk.

Noen tredjeparter som vi fremlegger Personopplysninger for, eksempelvis helseforsikringsleverandører og pensjonsplansansvarlige, er i seg selv behandlingsansvarlige, og du må se på deres egne personvernerklæringer om hvordan de bruker Personopplysningene dine.

Vi skal kunne bli pålagt å fremlegge personopplysningene dine til tredjeparter for å etterkomme pålegg eller anmodninger fra domstoler, kontrollorganer, offentlige organer, parter i rettergang eller offentlige myndigheter eller for å etterleve lovbestemte krav.

Personopplysningene dine vil òg kunne bli fremlagt for rådgivere, potensielle transaksjonspartnere eller interesserte tredjeparter i forbindelse med vurderingen, forhandlingene eller gjennomføringen av en bedriftstransaksjon eller omstrukturering av forretningsvirksomheten eller aktiva i en eller annen del av Nike.

Dataoverføringer over grenser

Vår forretningsvirksomhets globale natur betyr at personopplysningene dine vil kunne bli fremlagt utenfor Nike-enhetene eller til tredjepartstjenesteleverandører eller partnere som befinner seg utenfor det landet du arbeider i. For interne administrasjonsformål blir personopplysningene dine lagret på Nikes servere i USA eller andre databaser som brukes av Nikes personalforvaltningsavdelinger lokalt eller regionalt. Vi bruker også sikkerhetskopier for å bevare integriteten til dine personopplysninger og våre systemer, avhengig av hvor du befinner deg.

Vi bygger på avtale(r) om konserninterne dataoverføringer for å sikre at Personopplysningene dine får et adekvat vern i alle Nike-enhetene. Betinget av gjeldende lovverk inngår vi dataoverføringsavtaler med våre tjenesteleverandører eller verifiserer at våre tjenesteleverandører er sertifisert i henhold til egnede datavernordninger.

Sikkerhet for personopplysninger

Nike implementerer fysiske, tekniske og administrative sikkerhetstiltak utformet for å verne Personopplysningene dine mot tap, misbruk, endring, tilintetgjørelse eller skade. Se på Nikes informasjonssikkerhetsprogram («NISP») for mer informasjon. Vi anstrenger oss rimelig for å sikre at sikkerhetsnivået er avpasset risikoene som knyttes til behandlingen av personopplysninger.

Vi implementerer òg aksesskontroller for å sikre at tilgang til personopplysninger begrenses til Nike-personell som har behov for å aksessere for å utføre sine plikter.

Oppbevaring av personopplysninger

Vi oppbevarer personopplysninger om ansatte så lenge de trengs for å oppfylle formålet de ble samlet inn for. I visse tilfeller pålegger rettslige eller lovbestemte forpliktelser oss å oppbevare spesifikke opptegnelser i en angitt tidsperiode, herunder utover avslutningen av ansettelsen din. I andre tilfeller oppbevarer vi opptegnelser for å besvare forespørsler eller løse tvister som fra tid til annen vil kunne oppstå, og der dette er tillatt gjennom gjeldende lovverk. For mer informasjon om Nikes dataoppbevaringspraksis, herunder hva gjelder opptegnelser om ansatte, skal du se på Nikes opptegnelsesoppbevaringserklæring.

Dine rettigheter

Avhengig av hvor du befinner deg i verden og av gjeldende lovverk, kan det være du har visse rettigheter hva gjelder personopplysningene dine. Du skal kunne anmode om:

• tilgang til og få en kopi av personopplysningene vi har om deg,
• korrigering av dine personopplysninger som er unøyaktige, ufullstendige eller utdaterte,
• sletting av dine personopplysninger under visse forhold fastsatt i lovverket slik som når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendige for oss å ha,
• begrensning av bruken av dine personopplysninger under visse forhold fastsatt i lovverket slik som når vi vurderer en annen anmodning du har sendt inn,
• eksportere personopplysningene vi behandler basert på din ansettelseskontrakt og overføre dem til et annet selskap der dette er teknisk gjennomførbart,

Det kan være du òg har rett til å protestere mot behandling av personopplysningene dine av grunner relatert til din særskilte situasjon og skal kunne trekke tilbake ditt samtykke hvis du tidligere har samtykket. Disse rettighetene er ikke absolutte.

Vi kommer til å etterkomme din anmodning i den grad det kreves i gjeldende lovverk idet vi tar i betraktning eventuelt gjeldende tidsrammer og unntak.

Du skal òg kunne rådføre deg med eller fremme en klage til kontrollmyndigheten i landet ditt.

Kontaktinformasjon

Hvis du har spørsmål vedrørende denne Erklæringen, eller ønsker å utøve dine rettigheter, skal du kontakte din lokale personalforvaltningsleder. Du skal i tillegg kunne kontakte Nikes personvernkontor eller personvernombud ved å sende e-post til privacy.office@nike.com.