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POLÍTICA GLOBAL DE PRIVACIDADE PARA FUNCIONÁRIOS DA NIKE

Data: Maio de 2018

A Nike recolhe e trata a Informação Pessoal que nos faculta, como parte do nosso processo de admissão de funcionários. Recolhemos e tratamos igualmente outros tipos de Informação Pessoal a seu respeito, ao longo da sua relação laboral com a Nike, para gerir o nosso programa de recursos humanos, para cumprir os contratos de trabalho e legislação aplicável em matéria laboral, segurança social, segurança e saúde no local de trabalho e para gerir a sua participação em programas voluntários para funcionários.

A sua Informação Pessoal pode ser guardada nas bases de dados da Nike nos Estados Unidos e ser tratada por prestadores de serviços terceiros agindo em nome desta empresa. Caso pretenda aceder, apagar, corrigir a sua Informação Pessoal ou exercer qualquer um dos outros direitos que possa ter ao abrigo desta Política, contacte diretamente o seu gestor local de RH. Pode também contactar o Gabinete para a Privacidade ou Encarregado da Proteção de Dados da Nike, enviando um correio eletrónico para o endereço privacy.office@nike.com.

Introdução e Âmbito

A Nike Inc., Converse Inc., e as respetivas filiais, incluindo a sua entidade patronal (coletivamente “Nike”, “nós”, “nosso”) respeitam a sua privacidade. Estamos empenhados no tratamento da Informação Pessoal dos nossos funcionários, em conformidade com a legislação aplicável e as políticas da Nike. Para efeitos da presente Política, por “Informação Pessoal” deve entender-se qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável.

A presente Política de Privacidade para Funcionários (“Política”) descreve os tipos de Informação Pessoal que recolhemos e tratamos acerca dos nossos funcionários, a forma como utilizamos esta Informação Pessoal, com quem a partilhamos, durante quanto tempo a conservamos e os seus direitos no que diz respeito à sua Informação Pessoal. Esta Política descreve igualmente as medidas que tomamos para salvaguardar a Informação Pessoal e a forma como os funcionários podem contactar-nos, em relação às nossas práticas de privacidade e a eventuais questões. A entidade responsável pela recolha e tratamento da sua Informação Pessoal é a sua entidade patronal de registo. Pode conhecer os dados completos da sua entidade patronal, no seu contrato de trabalho ou contactando o nosso HRDirect.

Esta Política aplica-se aos funcionários e estagiários, atuais e antigos, da Nike (coletivamente “funcionários”). Caso seja um Trabalhador Temporário Externo (“ETW” do inglês External Temporary Worker) ou um trabalhador independente a prestar serviços para a Nike, contacte diretamente a sua empresa contratante, para questionar as respetivas práticas sobre a proteção de dados.

A Nike pode facultar outras informações e políticas sobre privacidade ou proteção de dados aos funcionários com funções específicas, sempre que necessário. Pode também facultar outras políticas sobre privacidade ou proteção de dados, em jurisdições onde é obrigada a cumprir a legislação local.

A presente Política aplica-se adicionalmente a todas as outras políticas da empresa Nike, incluindo o Código de Ética (“Inside the Lines”), Política de Comunicações Eletrónicas, Política das Redes Sociais e Política de Privacidade do Candidato, disponível em Zero.

Tipos de Informação Pessoal que recolhemos e como a utilizamos

Recolhemos e tratamos Informações Pessoais a seu respeito na medida do necessário para gerir os termos do seu contrato de trabalho e para cumprir as obrigações legais a que estamos sujeitos. Inclui-se aqui a defesa legal e cumprimento pela Nike da legislação fiscal, laboral e de segurança social ou legislação e ordens que exijam a divulgação de dados a autoridades competentes, de acordo com a legislação aplicável ou ordem judicial. Tratamos igualmente as suas Informações Pessoais para prosseguir interesses comerciais legítimos da Nike. Ao tratar as Informações Pessoais para atender os nossos interesses legítimos, tomamos medidas adequadas para garantir que os interesses prosseguidos estão equilibrados com os seus interesses, direitos e liberdades, os quais teremos muito gosto em explicar-lhe, mediante solicitação. Utilizamos métodos manuais ou automatizados para tratar a sua Informação Pessoal.

Admissão– Recolhemos e tratamos a sua Informação Pessoal no processo de admissão, para estabelecer e gerir a sua relação de trabalho e para cumprir as obrigações legais a que estamos sujeitos. Inclui-se aqui:

  • a informação que nos faculta no processo de recrutamento, incluindo o seu curriculum vitae, formulário de candidatura, experiência profissional, formação académica, diplomas, registos académicos, línguas e qualificações, referências e quaisquer cédulas, filiação ou certificados profissionais;
  • a sua informação básica de contacto, incluindo o seu nome, morada, números de telefone (casa, telemóvel, trabalho), endereço de correio eletrónico, cidadania/nacionalidade, data e local de nascimento, sexo, informação de autorização de trabalho, se aplicável;
  • identificadores emitidos pelo seu governo, sujeito às condições da legislação aplicável, como, por exemplo, os seus dados nacionais de ID, número de identificação fiscal, segurança social ou número de seguro nacional, número do passaporte e, se obrigatório para o seu trabalho, o número da sua carta de condução;
  • os seus dados bancários e financeiros para fins de processamento de salários/folhas de pagamento, como, por exemplo, o seu vencimento, outras remunerações, o seu IBAN ou número de conta bancária, nome e dados do banco;
  • informação sobre o seu cargo e categoria, incluindo o número de identificação de funcionário, número do crachá, cargo e descrição das funções, departamento e chefe, linha hierárquica, local de trabalho, centro de custo, unidade de negócios ou grupo, estatuto laboral como, por exemplo, a tempo inteiro ou a tempo parcial, horário de trabalho, período experimental se aplicável e termos do contrato de trabalho;
  • informação para utilização da rede da empresa e dispositivos se aplicável, como, por exemplo, nome de utilizador, palavra-passe, dados de contacto, número de telefone do trabalho e dados do dispositivo (computador, telefone, número do ID to tablet), fotografia da empresa, se facultada; e
  • informação sobre a sua vida pessoal ou familiar, incluindo o estado civil, dependentes, beneficiários e cônjuge/companheiro e informação dos dados de contacto em caso de emergência.
  • Podemos conservar a informação que recolhemos quando realizamos a verificação pré-contratação da sua identidade, morada ou referências e, se permitido pela legislação local, a verificação de antecedentes (incluindo dados criminais ou judiciais) a seu respeito, de acordo com a Política de Verificações de Antecedentes da Nike.

Gestão de Recursos Humanos – Além disso, recolhemos Informações Pessoais produzida durante a sua relação de emprego, por necessário para a execução do seu contrato e para ajudar a gerir a sua relação de trabalho com a Nike. Inclui-se aqui

  • informação sobre o seu horário de trabalho e licenças, incluindo assiduidade, feriados/férias, faltas ou ausências, deslocações e mobilidade;
  • informação económica e financeira para remunerações e benefícios, incluindo os seus dados bancários e de conta, para remunerações e compensações, informação sobre aumentos e bónus, o seu pacote de benefícios, informação e dados associados às pensões ou programas de seguros, que possam ser oferecidos no seu país;
  • informação relacionada com as suas avaliações e desempenho de trabalho, incluindo dados, análises e retorno de informação sobre avaliações regulares, dados sobre planos de desempenho e informação associada ao desenvolvimento profissional, como, por exemplo, formações (internas e externas), cursos, seminários e conferências e informação de planificação da sucessão;
  • informação recolhida para fins de deslocação e despesas, tais como cartão de crédito, dados bancários (número de conta, IBAN, etc.), dados de reserva e itinerário, informação sobre o passaporte (número, validade, autoridade emissora, etc.) e informação sobre vistos e imigração, preferências em relação a viagens (preferência de lugar, restrições alimentares, adesão a programas como viajante frequente e outros da empresa, se facultado);
  • informação associada à mobilidade, transferências e recolocação (seja pela contratação ou como parte de uma transferência ou destacamento por razões profissionais), incluindo dados familiares, estatuto de imigrante e nacionalidade/cidadania, informação fiscal e de segurança social, etc. e
  • informação sobre a sua participação e a administração do Plano de Aquisição de Ações pelos Funcionários da Nike Inc. (ESPP do inglês Employee Stock Purchase Plan – que é um programa voluntário de incentivo, consulte também, por favor, o n.º 2.6) e atribuição de bónus, incluindo a sua informação de contacto, informação fiscal nacional (incluindo identificador nacional), nacionalidade, cargo, ações e posição, dados das aquisições e direitos a ações atribuídas, canceladas, exercidas, com direito adquirido ou não ou em circulação, para implementação, administração e gestão do ESPP.

Segurança e proteção

  • As nossas instalações utilizam o TVCC para proteção dos funcionários, segurança e outros fins comerciais legítimos (por exemplo, prevenção de perdas). As instalações que utilizam o TVCC mostram sinalização visível, disponibilizando nós informação adicional sobre estas práticas, quando exigido pela legislação aplicável. Podemos, portanto, ter de utilizar imagens da câmara ou gravações nessas instalações para proteger os interesses legítimos ou para defender os direitos da Nike, conformepermitido pela legislação aplicável.
  • Tratamos igualmente Informações Pessoais associadas à proteção da saúde e segurança dos funcionários nos locais de trabalho, incluindo os dados de contacto e Informações Pessoais (como, por exemplo, dados da carta de condução) e uma descrição de incidentes ou lesões e quaisquer ações reparadoras.
  • Adicionalmente, tratamos a informação sobre a sua utilização dos dispositivos, tecnologia e rede da Nike, para prosseguir os nossos interesses legítimos na proteção da nossa informação e dos sistemas de informação. Encontra mais informação sobre estas práticas na Política de Comunicações Eletrónicas da Nike.
  • Em situações excecionais, podemos ter de tratar a sua Informação Pessoal se for necessário para proteger os seus interesses vitais, como, por exemplo, caso ocorra um incidente no trabalho ou numa viagem de trabalho.

Demissão – Recolhemos e tratamos as suas Informações Pessoais no processo de demissão, para finalizar a relação de trabalho e para cumprir as nossas obrigações legais. Inclui-se aqui informação associada à reforma e rescisão, como, por exemplo, dados para a reforma, demissão, layoff/reorganização, incluindo aviso prévio, data de rescisão, motivo da saída e rescisão, reforma e regime de pensões.

Programas voluntários - Pontualmente, podemos oferecer programas voluntários para os funcionários, que tratam Informações Pessoais, nos quais pode decidir livremente participar.

Tratamento de Dados Sensíveis – Durante a admissão e a sua relação de trabalho, podemos recolher Informações Pessoais sensíveis, sujeitas às condições da legislação aplicável. Por exemplo, pode ter de facultar-nos ou ao médico da nossa empresa informação médica, para permitir-nos gerir situações de doença, incapacidade ou deficiência. Nalguns países, pode facultar-nos voluntariamente a sua raça, etnia, religião ou orientação sexual, para fins de diversidade e igualdade de oportunidades e se exigido ou permitido por lei. Poderemos ser obrigados igualmente a recolher dados sensíveis para cumprir os nossos requisitos legais na área da relação de emprego, segurança social e legislação de proteção social (por exemplo, retenções sobre os salários, impostos ou número da segurança social).

Outros fins comerciais legítimos –Podemos ter de utilizar as suas Informações Pessoais com base nos nossos interesses legítimos, conforme necessário para realizar investigações, defender os interesses jurídicos da Nike, exercício de um direito em processos judiciais ou contencioso e cumprir ordens judiciais ou regulamentares. Podemos também ter de manter registos disciplinares e de queixas (como, por exemplo, registos de acusações, investigações ou auditorias), conforme permitido ou exigido pela legislação. Tratamos as Informações Pessoais conforme necessário para operar o Alertline da Nike, de acordo com o Código de Ética (“Inside the Lines”) da mesma.

Fontes de Informações Pessoais

Esforçamo-nos por obter Informações Pessoais diretamente de si, para mantê-las exatas, atualizadas e pertinentes. A recolha de Informações Pessoais pode ocorrer durante o processo de candidatura ao emprego, durante o processo de admissão de funcionários ou numa base ad hoc durante a sua relação de emprego.

Recebemos igualmente Informações Pessoais a seu respeito do seu superior hierárquico (por exemplo, para análises de desempenho ou anuais) ou de outros colegas (por exemplo, no contexto das análises periódicas, avaliações ou numa eventual investigação disciplinar). Pontualmente, podemos receber Informações Pessoais a seu respeito de outros terceiros, por exemplo clientes, lojas parceiras, membros de entidades públicas e reguladoras.

Divulgações de Informações Pessoais

Partilhamos as suas Informações Pessoais com outras entidades da Nike para fins administrativos, se exigido para executar procedimentos globais, levar a cabo a produção de relatórios no grupo ou tomar decisões sobre contratações ou promoções de quadros superiores, com base nos nossos interesses legítimos para administrar as nossas operações de RH. Esta situação é tipicamente administrada pelos nossos centros de serviços HR Direct para a Ásia, Europa e resto do mundo, localizados em Singapura (Nike Trading Company B.V., sucursal de Singapura), nos Países Baixos (Nike European Operations Netherlands B.V.) e nos EUA (Nike, Inc.), respetivamente.

Como empresa global, a Nike depende de prestadores de serviços e de fornecedores que fornecem produtos e prestam serviços. A sua Informação Pessoal será divulgada a estes terceiros, com base nos nossos interesses legítimos de contratar terceiros, sempre que necessário para atingir os objetivos definidos acima. Estão aqui incluídos contabilistas, sociedades de advogados e prestadores de serviços jurídicos, especialistas em matéria fiscal ou financeira, prestadores de serviços de processamento de salários e benefícios, empresas de recolocação, empresas de pensões e seguros, especialistas de recursos humanos, consultores, contratantes, apoio de TI e prestadores de serviços de armazenamento. Muitos dos nossos prestadores de serviços globais de RH estão localizados nos EUA e em países fora do seu país de relação de emprego.

Os nossos prestadores de serviços terceiros podem ter acesso às suas Informações Pessoais para realizar determinadas funções ou podem armazenar as suas Informações Pessoais, como parte de uma solução “baseada na nuvem” utilizada pelos funcionários da Nike. A Nike utiliza prestadores de serviços terceiros que fornecem garantias suficientes para a proteção das suas Informações Pessoais. Todos os fornecedores devem passar pela avaliação de riscos para fornecedores da Nike. A Nike exige que os prestadores de serviços terceiros contratados implementem obrigações adequadas de segurança e confidencialidade de dados, de acordo com a legislação aplicável.

Alguns terceiros a quem possam ser divulgadas Informações Pessoais, por exemplo fornecedores de seguros de saúde e administradores de regimes de pensões, são responsáveis pelo tratamento de dados por direito próprio e devem remeter para as suas próprias políticas de privacidade, a respeito da forma como utilizam as suas Informações Pessoais.

Podemos ser obrigados a divulgar a sua Informação Pessoal a terceiros, em resposta a ordens ou pedidos de tribunais, entidades reguladoras, agências governamentais, partes de um procedimento legal ou autoridades públicas ou para cumprir requisitos regulamentares.

A sua Informação Pessoal pode também ser divulgada a consultores, potenciais parceiros de transações ou terceiros interessados, em relação à consideração, negociação ou conclusão de uma operação societária ou reestruturação da atividade ou ativos de qualquer parte da Nike.

Transferências transfronteiriças de dados

A natureza global da nossa atividade significa que a sua Informação Pessoal possa ser divulgada a entidades Nike ou a prestadores de serviços terceiros ou parceiros, localizados fora do país onde trabalha. Para fins internos de administração, a sua Informação Pessoal será guardada nos servidores da Nike nos Estados Unidos ou outras bases de dados utilizadas, local ou regionalmente, pelos departamentos de recursos humanos desta empresa. Utilizamos igualmente cópias de segurança para manter a integridade da sua Informação Pessoal e dos nossos sistemas, dependendo da sua localização.

Dependemos dos Contratos Intragrupo de Transferência de Dados, para garantir que a sua Informação Pessoal recebe um nível adequado de proteção nas entidades Nike. Sujeito à legislação aplicável, celebramos contratos de transferências de dados com os nossos prestadores de serviços ou verificamos que os mesmos são certificados ao abrigo dos regimes adequados de proteção de dados.

Segurança da informação pessoal

A Nike implementa medidas de segurança físicas, técnicas e administrativas concebidas para proteger a sua Informação Pessoal contra a perda, utilização indevida, alteração, destruição ou danificação. Consulte, por favor, o Programa de Segurança da Informação da Nike (“NISP”), para mais informação. Envidamos esforços razoáveis para garantir que o nível de segurança é adequado ao risco associado ao tratamento de Informação Pessoal.

Implementamos igualmente controlos de acesso, para garantir que o acesso à Informação Pessoal é limitado ao pessoal da Nike que necessita dele para realizar as suas tarefas.

Conservação da Informação Pessoal

Conservamos a Informação Pessoal dos funcionários durante o tempo necessário para atender a finalidade para a qual foi recolhida. Nalguns casos, as obrigações legais ou regulamentares obrigam-nos a conservar registos específicos por um determinado período de tempo, incluindo para além da conclusão da sua relação de emprego. Noutros casos, conservamos registos para resolver dúvidas ou disputas, que possam decorrer ocasionalmente e se permitido pela legislação aplicável. Para mais informação sobre as práticas de conservação de dados da Nike, incluindo no que diz respeito aos registos dos funcionários, consulte, por favor, a Política de Conservação de Registos desta empresa.

Os Seus Direitos

Dependendo de onde se encontra localizado no mundo e da legislação aplicável, pode ter determinados direitos em relação à sua Informação Pessoal. Pode solicitar:

  • acesso e obtenção de uma cópia da Informação Pessoal que conservamos a seu respeito;
  • a correção da sua Informação Pessoal que esteja incorreta, incompleta ou desatualizada;
  • o apagamento da sua Informação Pessoal, nalgumas circunstâncias previstas na lei, tais como quando já não é necessário conservarmos a sua Informação Pessoal;
  • a limitação da utilização da sua Informação Pessoal nalgumas circunstâncias previstas na lei, tais como enquanto consideramos outro pedido que nos tenha enviado;
  • a portabilidade da Informação Pessoal que tratamos, com base no seu contrato de trabalho, e transmissão da mesma para outra empresa, quando tecnicamente viável;

Pode também ter o direito de oposição ao tratamento da sua Informação Pessoal, com base em pressupostos relacionados com a sua situação particular e pode retirar o seu consentimento, caso o tenha dado previamente. Estes direitos não são absolutos.

Atenderemos o seu pedido na medida do exigido pela legislação aplicável, considerando quaisquer intervalos de tempo e exceções aplicáveis.

Pode também consultar ou apresentar uma reclamação junto da autoridade de controlo no seu país.

Informação de contacto

Caso tenha algumas questões em relação a esta Política ou gostasse de exercer os seus direitos, contacte, por favor, o seu gestor local de RH. Pode também contactar o Gabinete para a Privacidade ou Encarregado da Proteção de Dados da Nike, enviando um correio eletrónico para o endereço privacy.office@nike.com.

 

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